Poměrně velký přednáškový sál Národního archivu v Praze se 9. května zaplnil celkem rychle a opozdilcům nezbylo, než postávat kolem jeho stěn. Prohloupili. Program odpoledne, během něhož byly představeny dokončené digitalizační projekty, byl totiž dlouhý: posluchači, kteří se chtěli seznámit s posledním projektem a třeba ještě nahlédnout do zákulisí Národního archivu, odcházeli po nabitých čtyřech hodinách.

„Možností pořizování digitálních reprodukcí jsme se začali poprvé trochu více zabývat v roce 2003, kdy jsme si stanovili kritéria pro výběr archiválií,“ řekla na úvod ředitelka Národního archivu PhDr. Eva Drašarová,CSc. (zcela vlevo)

Systematická digitalizace v Národním archivu (NA) začala v roce 2005. Do té doby měli tamní pracovníci k dispozici pouze dříve zakoupenou digitální stěnu Phase One, s jejíž pomocí byly pořizovány digitální reprodukce pro badatelskou i služební potřebu. V roce 2005 byl darem získán první plochý skener Epson 10000XL pro skenování dokumentů formátu A3. V tomto roce NA zhotovil prvních dva a půl tisíce skenů, především archiválií prohlášených za kulturní památky. O rok později bylo vykázáno už 10 tisíc digitálních reprodukcí archiválií.

Další vybavení bylo získáváno postupně z grantových prostředků nebo darů. Postupné nastavování parametrů digitalizace bylo zpočátku obtížné kvůli nedostatečnému personálnímu obsazení pracovišť. Vedle digitalizace i nadále probíhalo bezpečnostní snímkování, které bylo upřednostňováno (cca 80 tisíc obrazových polí za rok), nicméně postupně byly nastaveny parametry digitalizace pro různé typy archiválií: fotografie, různé typy papíru, formáty..., byly zpracovány technologické postupy a podrobné manuály pro obsluhu.

Digitalizace v NA probíhá od roku 2005 v gesci 8. oddělení (oddělení foto-, fono-, kinodokumentů a služeb veřejnosti), ale také v rámci řešení některých grantových/výzkumných projektů jsou zřizována pracoviště zajišťující digitalizaci pro účely grantu a pod vedením hlavního řešitele projektu. Například druhé oddělení digitalizovalo tzv. konskripce, které představili Milan Vojáček a Pavla Lutovská.

V Národním archivu je možno vidět konskripce osobností, které zná celý národ. Pavla Lutovská namátkou ukázala ty Barbory Nerudové, J. E. Purkyně nebo Bedřicha Smetany (k dispozici volně na internetu).

Konskripce, jinak též domovské listy, jsou ve skutečnosti pobytovými přihláškami, díky kterým byl držen přehled o pohybu a počtu osob v obcích. Národní archiv digitalizoval konskripce datované od roku 1850 a do projektu bylo zařazeno celkem 664.651 archů. Není neobvyklé, že se za jednu rodinu sešlo 10-12 přihlášek, tvoří tak jedinečný zdroj, ze kterého lze číst rodinnou historii: sňatky, narození dětí nebo důležitá data. Pavla Lutovská upozornila také na nečekané poznámky, například na konskripci Fr. Palackého, kde se dočteme, že se jedná o „otce národa“.

Milan Vojáček měl přehled o badatelských návštěvách, kterých NA v roce 2011 zaznamenal 15.695. V tom roce bylo prohlédnuto celkem 350.765 přihlášek. Není rovněž bez zajímavosti, že se digitalizovalo ultrazoomem Olympus, který vydržel 2.000.000 cvaknutí spouště.

Monika Sedláková seznámila posluchače s projektem digitalizace archivního fondu Státní tajemník u říšského protektora v Čechách a na Moravě. Jeho zpracování bylo dokončeno v roce 2009, digitalizace pak teprve nedávno (2012). Tento archivní fond navázal na další protektorátní fond Německé státní ministerstvo, jehož digitalizace byla dokončena v roce 2011. První z uvedených fondů obsahuje cca 80 tisíc, druhý pak 124 tisíc digitálních „obrázků“ dokumentů. Zmíněny byly nejrůznější obtíže, ke kterým museli pracovníci archivu citlivě přistupovat – jak těch souvisejících s problematikou protektorátní správy (personální, organizační, protektorátní hospodářství, silniční a železniční doprava...), tak technické: složky s materiály byly např. různě veliké a obsahovaly různé formáty a druhy často poškozených archiválií.

„Dokumenty dlouho ležely ve Štěchovicích zakopány v zemi a jsou velmi poškozené,“ přibližuje pozadí digitalizovaných materiálů M. Sedláková.

Seznámení s projektem týkající se okupační správy bylo doplněno o související sbírku – Fotoarchivu K. H. Franka, který vznikal v průběhu let 1939–1944. Pavel Baudisch nejprve zběžně seznámil s tematickým obsahem archivu (fotografie z akcí, zahraničních návštěv, snímky dokumentující stav památek, folklorní zvyky i dějiny dopravy...) a následně se rozhovořil o problémech, kterým čelil on. Jedním z nich byla třeba chronologie snímků – jak si poradit s fotografiemi nedatovanými? Neznámý počet snímků byl též zničen. Záměrem bylo udržet původní koncepci uspořádání sbírky, která čítá 6.705 fotografií. Zpřístupněna je v intranetu Národního archivu na Chodovci prostřednictvím jednoduchého webového rozhraní s možností řetězcového vyhledávání.

„Autorská práva, to je složitá věc,“ přiznává Mgr. Baudisch. Národní archiv může dát svolení k použití nad rámec osobní potřeby (ta je bez komplikací) pro digitální podobu archiválie, nikoliv však pro zobrazený obsah. Proto se povolenky vydávají s dovětkem, který NA vyvazuje z odpovědnosti.

Kromě písemných a fotografických archiválií probíhá v Národním archivu také digitalizace archiválií zvukových. Většinou jde o spolupráci s Archivem Českého rozhlasu, a to vzhledem ke špatnému fyzickému stavu materiálu. NA však zpracoval vlastní projekt digitalizace zvukových záznamů, který představil dr. Richard Mahel. Stručně popsal proces převodu do formátu *.mp3, pořízení kopie a uložení na bezpečné úložiště. Potom již pustil ukázku ze třídenního politického procesu s americkým novinářem W. Oatisem.

Jedním z nejstarších zvukových záznamů, kterými Národní archiv disponuje, je nahrávka ze 7. března 1931. Mezi záznamy nalezneme i zvukový záznam z oslavy narozenin A. Hitlera v roce 1942.

V roce 2010 byla zahájena digitalizace dvou archivních souborů: 1) Sčítání obyvatelstva v roce 1939, v níž je do současné doby k dispozici circa 18.000 skenů sčítacích operátů, a 2) Sčítání obyvatelstva ČSR v roce 1930, která zatím disponuje zhruba 8.000 reprodukcemi. V letošním roce byla také zahájena digitalizace evidence obyvatelstva z let 1914–1953 z fondu Policejního ředitelství Praha. Zatím proběhla první fáze digitalizace evidenčních karet a k dispozici je více než 11.000 elektronických souborů (tj. 5.500 evidenčních karet). Jedná se prozatím ale jen o malý zlomek celého souboru. Největší problém sbírky je zřejmý, dokumenty stárnou a degradují. Prioritou je tedy kromě digitalizace udržení fyzického stavu archiválií.

Pracovníci Národního archivu musejí často řešit základní otázku: Co udělat nejdříve? (Na fotografii Z. Kokošková)

„Státoobčanská agenda Národního archivu pochází z několika zdrojů,“ uvádí činnost svého úseku Z. Kokošková. Evidenční karty, které se vedly do roku 1953, tvoří velmi rozsáhlý balík dat. Pro představu – jedná se o tisíce kartotéčních krabic, ale nalezení místa pro jejich uložení/archivaci není tím jediným, co tvoří pracovníkům archivu vrásky na čele. Jedná se totiž stále o tzv. „živé“ údaje, v kartotéce lze najít citlivá data o stále žijících osobách. Jde se však o soubor, který je badateli hojně využíván, a proto je digitalizace více než vhodná. Po negativních zkušenostech s digitalizací prostřednictvím externích firem, který zmínila v úvodu též ředitelka ústavu, se NA snaží pracovat co nejvíce „doma“. Podle dr. Drašarové se tím šetří nejen peníze, ale především právě archiválie.

A na stejnou notu hraje i Karel Koutský, který představil výstupy digitalizace v rámci projektu bezpečnostního výzkumu „Zajištění ochrany archivních dokumentů důležitých pro potřeby státu“.

„Ne všechno se dá nejprve digitalizovat a následně restaurovat,“ vysvětlil K. Koucký

Do programu, který dnes disponuje více než čtyřiceti tisíci položek byly zařazeny tři fondy:

• Usnesení vlády ČR z let 1993–2003
• Státní soud Praha 1948–1952
• Mimořádný lidový soud Praha 1945–1948

Rovněž knihovna Národního archivu se zapojuje do digitalizačních projektů, především ve spolupráci s Národní knihovnou ČR. Dagmar Spáčilová se kromě problému autorských práv dotkla také zapojení do VISK, produkce digitálních dat v knihovnách, zpřístupňování vzácných fondů, začlenění do programu UNESCO Paměť světa, hybridní digitalizace... Dokonale tak podtrhla slova, která pronesla během svého nástupu: „Digitální knihovna není jen naskenování.“

Dagmar Spáčilová kromě jiného volala také po nástroji pro správu dat, aby se nestalo, že dvě instituce budou digitalizovat stejný materiál

Následně se směr setkání stočil směrem k digitalizaci matrik. Lenka Matušíková z prvního oddělení zmínila, že nejstarší matrika v jejich držení je z roku 1784–1788. Připomněla, že ve fondu je možné nalézt i matriku židovskou, jejíž digitalizace byla možná díky velkorysému daru od americké společnosti Jewish Gen.

Alena Pazderová informovala o zapojení NA do mezinárodního projektu Monasterium, založeném na spolupráci archivů kromě jiného za účelem výměny zkušeností, ale rovněž problematiku dlouhodobého ukládání dat. „Monasterium je pro nás stěžejní projekt,“ prohlásila. „Pracuje na něm na 80 institucí z deseti zemí“.

Letos navázal Národní archiv spolupráci s Českým úřadem zeměměřičským a katastrálním a zveřejnil část indikačních skic stabilního katastru. Informoval o tom J. Bernas.

Digitalizační aktivity Národního archivu se zdály být nevyčerpatelné a po zhruba tříhodinovém sezení byla na publiku již znát únava. Dr. Emilie Benešová proto již jen souhrnně informovala o dalších aktivitách NA. V letech 2007–2009 byly digitalizovány deskové negativy Františka Drtikola; 1950 reprodukcí je kvůli autorským právům k nahlédnutí pouze v intranetu NA. Pro tuto digitalizaci byla zvolena speciální technologie umožňující zachytit nejen obsah skleněného negativu, ale i fyzický stav podložky i citlivé vrstvy. V roce 2009 byl pak digitalizován a dálkově zpřístupněn archivní soubor První světová válka, který obsahuje deskové (skleněné) negativy pořízené zubním lékařem a vojákem z povolání, MUDr. Munzarem. Negativy pořízené před rokem 1915 dokumentují nejen jeho rodinný život, ale i manévry rakouské armády. Ve stejném roce byla digitalizována část archivního fondu Šlechtický archiv ministerstva vnitra, především 114 vyobrazení šlechtických erbů a znaků. Zpracování obrazových a zvukových dokumentů České strany národně sociální bylo dokončeno v minulém roce a čítá bezmála pět tisíc položek. Poválečný život v Československu, vládu dr. E. Beneše, veřejné oslavy či soudní přelíčení s kolaboranty najdete ve sbírce Fotodokumentace 1945–1946. Od roku 2010, kdy byla zpřístupněna veřejnosti, patří k nejvyužívanějším materiálům Národního archivu. V minulém roce byly též dokončeny digitalizační projekty Fotoarchivu ČTK 1919–1938, nebo Sbírka plakátů ze španělské občanské války.

Letos zakoupil Národní archiv přístroj SMA 51, který umožňuje ukládat digitální data do 35mm mikrofilmu

Na závěr setkání si Emilie Benešová nechala informaci o archivaci digitálních dat do  35mm mikrofilmu. Digitalizace je zcela jistě jednodušším procesem, jak získat primárně kvalitní, barevnou reprodukci archiválie, než přímé zhotovování bezpečnostních mikrofilmů pomocí mikrografické kamery. Stabilita digitálních dat a jejich dlouhodobá udržitelnost však dosud nebyla prokázána/standardizována na rozdíl od mikrofilmu, jehož až 500letá životnost je daná mezinárodními standardy (samozřejmě při splnění podmínek pro jeho dlouhodobé uložení). Uložení (a tedy zabezpečení) digitálních dat do 35 mm mikrofilmu tak představuje zajímavou možnost, která vzbudila zájem. Stejně, jako následná exkurze po prostorách digitalizačního pracoviště, kam se běžný badatel jen tak nedostane.