S cílem dosahovat co nejvyšší efektivity v prostředí malé knihovny s omezeným rozpočtem i lidskými zdroji jsme postupem času „vymysleli“ a vyvinuli několik málo postupů, které nám do určité míry pomáhají dosahovat možná o něco „lepších“ výsledků, než by bylo reálné dosáhnout bez nich.

Krátký pohled na to, kde se SVI ESF nachází v rámci knihoven MU podle „tvrdých dat“, je patrné z následujícího přehledu – zde uvádíme výsledná pořadí (data r. 2015).

Žebříček knihoven podle počtu registrovaných čtenářů, počtu výpůjček, rozpočtu na nákup informačních zdrojů, počtu zaměstnanců a spokojenosti se službami

* Spokojenost se službami – podle výzkumu mezi čerstvými absolventy MU z roku 2015, N = 939, návratnost 39 %.

** Pozice knihovny PrF je do značné míry způsobena rekonstrukcí a následným stěhování knihovny v daném roce.

Nebude žádným překvapením, že většina našich analýz knihovního provozu zpracovává data z elektronického knihovního systému, kterým je na Masarykově univerzitě Ex Libris Aleph. Využíváme toho, že data jsou uložena v databázi Oracle, ke kterým máme přímý přístup pomocí standardního dotazovacího jazyka SQL. Většina důležitých informací je uložena v několika málo tabulkách – zvlášť jsou uloženy záznamy o titulech, jednotkách, výpůjčkách, rezervacích a čtenářích. Za pomoci agregačních funkcí, spojování tabulek a filtrování řádků jsme tak schopni ze systému vydolovat téměř jakoukoliv sestavu informací, které nás zajímají, např. kolik knih máme v sekci „Účetnictví“ a jak přibývaly v posledních letech – viz tabulka:

* Údaje do 6. května 2016

1. Efektivnost nákupů nových titulů dle jejich „nepůjčovanosti“ v Alephu

Jako vhodný ukazatel efektivnosti nákupu knih se jeví podíl nakoupených, ale zatím nevypůjčených knih za dané období. Je určitě nutné dát novým knihám nějaký čas příležitost k zapůjčení, proto se obvykle zajímáme o knihy, které do fondu přibyly tři měsíce až jeden rok nazpět. Například na začátku letošního roku jsme se ptali na počty výpůjček titulů, které byly katalogizovány v období od ledna do září 2015.

Získání relevantních dat vyžaduje jeden malý trik spočívající v seskupování údajů vázaných k jednomu titulu – je zapotřebí dát dohromady všechny nové jednotky té stejné knihy. Toho lze v jazyce SQL docílit klauzulí GROUP BY, jednotícím kritériem v Alephu je klíč záznamu. Dále už stačí se v dotazu omezit jen na fyzické knihy, prezenční a měsíční jednotky a samozřejmě na sledované časové období.

Ke dni 6. května 2016 získáváme následující počty výpůjček pro knihy pořízené v loňském roce. Pro srovnání uvádíme i počty, které při použití stejného postupu vycházejí u dalších dvou – nám oborově nejbližších – knihoven, jsme si však vědomi, že výsledky mohou být ovlivněny lokálními faktory, které neznáme:

Srovnání ESF, FSS a PrF podle počtu výpůjček

Následná hloubková analýza množiny nakoupených / získaných, ale zatím nevypůjčených knih na ESF ukazuje, že jejich většinu netvoří neefektivní nákup, ale různé výjimky, jako jsou například:

• dary;
• knihy hromadně nakoupené na požadavky učitelů „z projektů“;
• náhrady za ztracené knihy;
• knihy doporučené ke koupi učiteli, ale zatím nevypůjčené;
• některé publikace místních autorů (sborníky apod.) nebo
• knihy koupené jako druhý exemplář od „dlouhodobých výpůjček“ pro knihovnu;

Vlastní podíl „vědomě zakoupených“, ale zatím nepůjčených knih tak tvořil jen necelá dvě procenta (cca 10 titulů) z celkových nákupů. I u těchto knih je však poměrně velká pravděpodobnost, že budou ještě v budoucnosti vypůjčeny.

Opatření

Ve většině případů je známa osoba, která nákup zatím nepůjčené knihy iniciovala, takže je možné ji na tuto skutečnost upozornit. Obvykle následuje reakce typu:

• ano, vidíte, úplně jsem zapomněl(a) knihu doporučit studentům,
• zanesu do IS jako povinnou literaturu,
• vidíte, úplně jsem na ni zapomněl, díky za upozornění, zítra si ji vyzvednu,
• bude aktuální v dalším semestru apod.

2. Nejvíce půjčované a rezervované tituly – zvážení dokoupení

S cílem maximalizovat saturaci uživatelů nejžádanějšími tituly pravidelně zjišťujeme, které knihy jsou nejvíce půjčované a nejvíce rezervované. Podobně jako v případě zjišťování efektivnosti nákupu se orientujeme na novější kousky, protože žádané tituly starší několika let již obvykle máme v maximálním počtu, nejsou k sehnání nebo prostě a jednoduše postupně dosáhly vysokého skóre na stupnici vyčpělosti.

Sledují se tedy knihy dva tři roky dozadu. V jednom databázovém dotazu je možné sestavit dvě pomocné tabulky s počty výpůjček a s počty rezervací jednotek seskupené podle titulu a k těmto počtům dohledat příslušné bibliografické údaje. Důležitou informací pro následné zpracování je indikátor aktuálního počtu jednotek ve fondu a index žádanosti.

Ke dni 1. června 2016 získáváme následující stupně vítězů pro nejžádanější tituly:

Nejžádanější tituly (k 1. červnu 2016)

Opatření

Na základě interních pravidel nákupu knih a se zohledněním intenzity poptávky, případně i počtu studentů v daném předmětu, počtu disponibilních knih, jejich ceny a dosažitelnosti konkrétního (nebo novějšího) vydání na trhu jsou knihy dokupovány. Zvažována je případně i možnost vytvořit tzv. e-prezenčku.

3. Úplnost vybavení vyučovaných předmětů povinnou a doporučenou literaturou v katalogu předmětů

V univerzitním informačním systému MU (zkr. IS MU) existuje katalog vyučovaných předmětů, jehož součástí jsou seznamy povinné, doporučené a volitelné studijní literatury. Dobrou praxí knihovny se v této oblasti rozumí co možná nejúplnější pokrytí vyučovaných předmětů zejména povinnou (ale i doporučenou) literaturou v „optimálním“ množství. Ucelené seznamy literatury k předmětům dané fakulty ve vybraném období umí IS MU extrahovat pomocí aplikace „Prezentátor“. Mnohé publikační záznamy byly převzaty z Alephu, u takových IS MU eviduje knihovnická systémová čísla a je tedy relativně snadné dohledat, v kolika kusech jich má která knihovna ve fondu. U záznamů bez systémového čísla ověřujeme dostupnost v knihovním fondu pomocí ISBN.

Ať již postupujeme v ověřování s pomocí ISBN nebo identifikátoru, je zapotřebí seznam literatury vygenerovaný IS MU řádně pročistit od nejrůznějšího „smetí“. Dle původu dat totiž v záznamech nalézáme někde dvojtečky, někde mezery; zápis ISBN může, ale také nemusí obsahovat spojovníky; nezřídka zde jsou i zjevné nesmysly. Tato fáze z celého poloautomatické procesu dolování dat vyžaduje nejvíce ruční práce. Malá ukázka exportovaných údajů:

S pomocí skriptu výstup z IS MU zpracujeme do podoby dotazů v jazyce SQL, které pak dávkově spouštíme v Alephu za účelem zjištění počtu kusů knih ve fondu. V průběhu celého zpracování si uchováváme informaci, o jaký předmět se jedná, abychom nalezené „nedostatky“ mohli řešit s vyučujícími daného předmětu. Ve výsledku pracujeme s tabulkou s obsahem podobným následující ukázce:

Výsledná tabulka s informacemi o předmětu, vyučujícím a počtu kusů každého titulu

Opatření

Neexistence povinné nebo doporučené literatury v knihovně ESF je s každým vyučujícím (garantem předmětu) projednána s výsledkem:

• kniha(-y) se dokoupí
• dokoupí se novější vydání
• vyučující změní literaturu na jiný titul v IS podle domluvy

4. Analýza dat z předmětové ankety IS – spokojenost s vybavením předmětu literaturou

Předmětová anketa v rámci IS je nástroj pro zjišťování zpětné vazby ke každému předmětu vyučovanému na MU. Studenti po ukončení semestru pravidelně hodnotí několik proměnných, průměrná účast studentů v anketě však v čase stále klesá a dostáváme se do stadia, kdy se začíná naplňovat tzv. Nekudovo informační pravidlo 3N, tedy stav, kdy nikoho nic nezajímá, více zde. Provádět takové analýzy bylo možné jen do roku 2015, poté byla změněna struktura ankety.

Popis

Na základě cílené extrakce dat z IS jsme vytvořili celkový žebříček předmětů vyučovaných v tom kterém semestru podle vybavení potřebnou literaturou.

Ukázka části výstupu: 7.–10. decil žebříčku spokojenosti s vybavením předmětu literaturou.

Žebříček spokojenosti s vybavením předmětu literaturou

Opatření

Kontaktovali jsme všechny vyučující, jejichž předměty byly hodnoceny od 7. do 10. decilu spokojenosti, s touto informací a nabídli jim součinnost při zabezpečení lepší vybavenosti (více exemplářů, novější vydání, vytvoření e-prezenček apod.).

5. Analýza efektivnosti e-prezenček

E-prezenčka je služba, která umožňuje nahlížení do archívu naskenovaných titulů ve formátu PDF. Obsahuje ty nejvíce žádané a zároveň obtížně dostupné tituly. Technicky je celá věc zařízena tak, že čtenáři se k plným textům dostanou pouze z počítačů v knihovně, bez možnosti jejich stažení.

„Logicky“ a na základě „elegantního“ vnějšího dojmu se e-prezenčka jeví jako velmi dobré řešení nedostatku potřebných výtisků knih. Neznámo čím způsobená „předtucha“ a její následné empirické ověření využívání e-prezenček na ESF však celou věc staví spíše do nejasného světla a další digitalizace knih se jeví sporná.

Data přebíráme z interní aplikace ePrezenčka. S výjimkou pár titulů o tuto službu není zájem:

Počet stažení naskenovaných titulů v pdf

Opatření

Zveřejněním informací o nízkém využití služby záměrně vyvoláváme sebelítost u osob, které s digitalizací dokumentů trávily svůj drahocenný čas a pracně prošlapali další cimrmanovskou „slepou uličku“.

6. Marketingové informace

„Odjakživa“ jsme žili v přesvědčení – kde se vzalo, Bůh suď, ale díky za to – že řízení knihovny a všechny podstatné procesy se mají opírat o fakta, data a zpětné vazby. Tedy to, čemu se říká dnes marketingové informace. Proto jsme již v prvních letech po zahájení činnosti SVI v roce 1991 postupně započali s dlouhodobým a systematickým shromažďováním marketingových informací o potřebách, postojích a hodnocení činnosti SVI ze strany uživatelů. Na těchto informacích je rozhodující část praktické činnosti knihovny vlastně založena.

Příklady realizovaných průzkumů

• Každoročně je mezi „čerstvými“ absolventy prezenčního mgr. studia realizován průzkum „Ukončení studia na MU – ohlédnutí a perspektiva“ (zprávy z let 2008–2015 jsou dostupné zde. Průzkum obsahuje i dvě otázky hodnotící knihovny, textové poznámky studentů ve veřejně dostupných zprávách nejsou uvedeny.
• V rámci fakultně povinného předmětu Akademické psaní (více zde) se 700–1400 studenty každoročně aplikujeme jako povinnou tzv. rozšířenou zpětnou vazbu formou odpovědníku v IS MU. Struktura otázek a ukázka části výsledků je v příloze č. 1.
• V minulosti jsme realizovali řadu marketingově orientovaných výzkumů mezi našimi uživateli – ať už mezi učiteli nebo studenty. 2005 – Spokojenost se službami SVI (studenti a zaměstnanci, 357 respondentů), 2007 – Zájem o elektronické zdroje informací (zaměstnanci, 66 respondentů), 2008 – Spokojenost studentů a zaměstnanců (746 a 44 respondentů), 2011 – Využívání elektronických informací (zaměstnanci, 61 respondentů, ukázka výsledků v příloze č. 2), 2013 a 2015 Stav informačních technologií na ESF MU (zaměstnanci a studenti, 729 a 488 respondentů). V případě zájmu můžeme pro inspiraci poskytnout použité dotazníky.
• V roce 2013 a 2016 jsme pro fakultu realizovali mezi všemi zaměstnanci ESF anketu hodnocení činnosti obslužných oddělení na ESF MU (děkanát, CIKT, SVI a další), kde jsme také získali řadu podnětů a hodnocení SVI. Návratnost dotazníků byla 63 a 62 %, struktura otázek je v příloze č. 3.
• Sledujeme relevantní výzkumy „třetích stran“, ze kterých můžeme získávat zpětnou vazbu / hodnocení našich aktivit. Dva příklady jsou uvedené v příloze č. 4.

7. Speciální služby

Zmíníme ještě dvě služby, díky kterým se zvyšuje efektivnost nákupu a využití fondu.

První z nich je služba Ohlášené knihy, která je naším typickým cimrmanovským „předobjevem“ až později se objevivšího fenoménu moderně zvaného PDA (patron-driven acquisition) nebo DDA (demand-driven acquisition).

Více o službě je možné si přečíst zde.

Druhou jsou pak tzv. Obsahy časopisů zvyšující (doufejme) využití česky a slovensky psaných předplácených odborných periodik. Více o službě je možné si přečíst zde.

Všichni pracovníci, doktorandi a další osoby o věc se zajímající na ESF MU (cca 500 osob) jsou pravidelně ve dvoutýdenních intervalech e-mailem upozorňováni na nově vydané Ohlášené knihy, přidané Obsahy časopisů a – pokud existují i nějaké novinky z knihovny – pak i na ty, viz ukázka:

Ukázka e-mailu s informací o nově ohlášených knihách a aktuálních informacích o EIZ

Samostatnou kapitolou je pak fakultně povinný kurz Akademického psaní, který zvyšuje informační gramotnost studentů a potenciálně pak i zvyšuje efektivnost využívání fondů knihovny. Informační stránku o předmětu najdete zde a článek v Ikarovi zde.

Příloha č. 1

Struktura otázek zpětné vazby (ve vztahu ke knihovně) v předmětu Akademické psaní 2015 + ukázka výsledků

Navštívil(a) jste v roce 2015 knihovnu SVI ESF?

• ano
• ne – děkujeme, na další otázky už nemusíte odpovídat

Jak jste byl(a) spokojen(a) s vybavením SVI – knihovny odbornou literaturou a elektronickými zdroji informací potřebnými ke studiu?

• velmi spokojen(a)
• spíše spokojen(a)
• něco mezi / napůl
• spíše nespokojen(a)
• velmi nespokojen(a)
• nevím

Můžete event. doplnit vaše poznámky nebo hodnocení týkající se vybavenosti SVI odbornou literaturou a elektronickými informačními zdroji: ! ……………………………………………………

Jak byste ohodnotil(a) vaši celkovou spokojenost se službami SVI – knihovny ESF MU, kterých se vám dostalo při vaší poslední návštěvě?

• velmi spokojen(a)
• spíše spokojen(a)
• něco mezi / napůl
• spíše nespokojen(a)
• velmi nespokojen(a)
• nevím, nedovedu posoudit

Můžete event. doplnit vaše poznámky ke spokojenosti se službami SVI – knihovny nebo jakékoli návrhy na jejich zlepšení: ! ………………………………………………………………………………..

Celková spokojenost se službami SVI při poslední návštěvě

Spokojenost s vybavením SVI odbornou literaturou a EIZ

Příloha č. 2 – Využívání elektronických informací zaměstnanci ESF MU

Intenzita využívání databází elektronických informací

Volba "nejdůležitějších databází" pro roky 2012-2015

Příloha č. 3

Hodnocení činnosti obslužných oddělení na ESF MU 2016

Hodnocení činnosti obslužných oddělení na ESF MU 2016

Příloha č. 4

Trendence graduate barometer 2015 - http://www.trendence.com/en/home.html

Zpráva „trendence – business edition“ je založena na odpovědích celkem 110 000 respondentů z ekonomicky orientovaných univerzit ze 24 zemí Evropy. Za ČR se výzkumu zúčastnily všechny významné ekonomicky orientované školy (VŠE, Mendelu, VŠB, ESF MU apod.), celkový počet respondentů v ČR je 2 316 studentů.

Ve zprávě se píše „vaše univerzita“ ale jedná se výhradně o odpovědi studentů ESF (celkem 285 odpovědí studentů prezenční formy ze 2.–5. ročníku, tedy cca 24 % oslovených studentů).

Koncept měření zpětné vazby k univerzitě

Key Performance Indicators pro rok 2015

Hodnocení výkonu univerzity ("Vaše univerzita" v tomto případě znamená ESF MU)

U-Multirank Universities - http://www.umultirank.org/#!/home?trackType=home
(Srovnání dat za 1300 univerzit a 105 tis. studentů)

U-Multirank Universities: Srovnání dat za 1300 univerzit a 105 tisíc studentů (& detail)

Zdroj: http://www.u-multirank.eu/#!/explore?trackType=explore&sightMode=undefined&section=exploreUniversityDetail&detailUniversity=200&department=1303