Úvod

Je stokrát otřepanou pravdou a pomalu rezavějícím klišé, že informační prostředí uživatelů se v poslední době neustále rozvíjí a proměňuje, zejména pod tlakem ekonomických škrtů (ať už jsou efektivní nebo ne) a díky pokroku technologií. Knihovny na tuto situaci reagují různým způsobem a některé z nich usilují o takové systémové změny, které by jim umožnily nejen se s tímto novým prostředím vyrovnat, ale i zavádět a poskytovat svým uživatelům nové druhy knihovních služeb.

S tímto vědomím a s důrazem na očekávané potřeby knihoven vyvinula firma Ex Libris zcela nový systém pro další generaci knihovních služeb, který se jmenuje Alma.

Jedná se o jednotné prostředí, které umožňuje knihovně provádět celou škálu operací – od výběru dokumentů, přes akvizici, zpracování, digitalizaci až k samotnému zpřístupnění uživateli – pro všechny druhy dokumentů bez ohledu na jejich formát nebo umístění. Coby platforma příští generace Alma nabízí v kontextu dnešních systémů řadu zásadních výhod.

1. Alma jako prostředí pro jednotnou správu

Ex Libris Alma nahrazuje dnešní jednotlivé systémy jednotným řešením:

• knihovní systém (např. Aleph)
• systém pro e-zdroje (např. Verde)
• digitální repozitář (např. DSpace)
• linkovací server (např. 360Link)
• znalostní báze (např. EZB)
• apod.

Tato jednotná správa všech knihovních zdrojů a procesů je pak poskytována moderním způsobem jako služba z oblaku.

Na jednom místě a v jednom prostředí lze kompletně spravovat a řídit digitální, digitalizované, elektronické i tištěné sbírky. Díky tomu lze zjednodušit dostupnost dokumentů. Dnes jsou tyto jednotlivé sbírky typicky evidovány v různých digitálních knihovnách se samostatnou správou metadat a zpřístupněním a bez hlubšího propojení. O části sbírek, z nichž některé mohou být svým obsahem důležité a přínosné, se tak uživatelé dozvídají jen náhodou nebo o jejich existenci vůbec netuší. S rostoucím množstvím informací v elektronické podobě (např. pravidelné zkušební přístupy nebo přicházející trh s elektronickými knihami) je společná správa pro efektivní budování fondů zcela nezbytná.

Dnešní systémy jsou v knihovnách optimalizovány pro jednotlivé druhy dokumentů, často obsahují stejné záznamy a data a stejné operace nad jedním záznamem je tak třeba opakovat na několika různých místech.

Alma naopak umožňuje sloučit veškerou správu do jednoho systému. Např. aktivace zkušebního přístupu elektronického zdroje je nyní otázkou několika kliknutí, jednotlivé články a tituly jsou okamžitě přirozenou součástí jednotného vyhledávání od prvního dne, aniž by si to uživatelé uvědomovali a aniž by bylo třeba je na takovéto zdroje speciálně navádět. Díky tomu lze nejen pracovat efektivněji, ale především je možné ze systému získat pokročilé přehledy a statistiky, které poskytují na danou problematiku celkový pohled. Např. jaká je průměrná cena článku daného titulu ve vazbě na papírové předplatné a na základě předplácených elektronických přístupů (jeden titul může být dostupný více způsoby) nebo požadavků na jejich elektronické dodání.

Hlavní přínosy:

• není nutné pracovat a synchronizovat data v několika různých systémech
• společné statistiky a přehledy jsou pro všechny sbírky na jednom místě
• vynikne jedinečnost a důležitost knihovních sbírek

Alma zajišťuje kompletní správu všech dokumentů, včetně výběru, digitalizace či zpřístupnění

2. Alma jako cesta k optimalizaci práce

Alma umožňuje knihovnám nasadit efektivnější postupy a služby, např.:

• zadávání a sledování požadavků na digitalizaci dokumentů koncovými uživateli
• automaticky zpracovávané návrhy na rozšíření fondu
• propojení s doporučenou literaturou k jednotlivým předmětům
• apod.

Dnešní systémy vyžadují poměrně značné množství manuálního úsilí pracovníků. Díky Almě jsou všechny postupy spravovány a řízeny v jednom prostředí. Zatímco dříve si museli knihovníci své úkoly pracně hledat, nyní budou potřebné úlohy již v Almě připravené a dostupné na jedno kliknutí. Dynamické seznamy generované dle kontextu a přihlášeného uživatele, nástěnka s chytrými přehledy po přihlášení, to jsou některé příklady, které usnadní a zrychlí provádění potřebných činností.

Díky jednotným systémovým pracovním postupům dochází také k výraznému snížení chybovosti. Všechny potřebné fáze daného procesu mohou být zapojeny do jednoho celistvého postupu a je možné automatizovat i takové činnosti, které se dnes zpracovávají výhradně ručně. Protože Alma přesně eviduje jednotlivé kroky, které je třeba provést k dokončení daného pracovního postupu, může být řada těchto kroků prováděny automaticky bez zásahu pracovníka. Knihovníci se tak mohou více soustředit na úkoly, které vyžadují odborné posouzení a expertní názor. Aby byla rozhodnutí kvalitnější a fundovaná, snaží se Alma v příslušnou chvíli poskytovat podrobné přehledy, ukazatele a indikátory, která mohou nejen dobře podpořit efektivní rozhodování, ale také pomoci identifikovat a najít úzká místa v postupech práce, která potřebují zlepšit.

Alma například umí spočítat průměrnou dobu vyřizování požadavku na uspokojení poptávky uživatele a upozornit na místa v celém procesu, která trvají výrazně delší dobu a která výrazně zpomalují dodávání dokumentů. Jiným případem může být analýza digitalizačních procesů se závěrem, že dochází k nárůstu a hromadění dokumentů čekajících na digitalizaci, tj. že je třeba personálně nebo kapacitně posílit výkonnost a prostupnost skenerů.

Hlavní přínosy:

• včas upozorňuje na aktuální problémy v běžných činnostech
• automatizuje rutinní práci a dává pracovníkům více času na rozhodování
• poskytuje detailní podporu plánování

3. Alma jako nástroj k rozvoji a rozšiřování spolupráce

Alma podporuje různé modely spolupráce, včetně tzv. komunitní zóny uživatelů, která obsahuje společný, otevřený katalog volně dostupných záznamů.

Také analýzy založené na sdílení jednotlivých ukazatelů umožňují knihovnám navzájem sdílet zkušenosti z jednotlivých procesů a jejich úprav.

Knihovny si dnes začínají uvědomovat, že zdaleka ne všechny zakoupené tituly nakonec najdou svého uživatele. Logickou odpovědí na tento problém je změnit způsob doplňování knihovních sbírek. Nenakupovat věci dopředu, ale velmi pružně a rychle reagovat na poptávku ze strany uživatelů. Alma podporuje akviziční procesy iniciované koncovým uživatelem pro tištěné i elektronické dokumenty,.

Díky tomuto přístupu mohou knihovny kupovat pouze potřebné dokumenty. Elektronickou knihu může knihovna zakoupit a zpřístupnit okamžitě, jakmile si o ni požádá určité množství uživatelů. Tištěné dokumenty jsou objednávány na základě návrhu na rozšíření fondu od konkrétních uživatelů.

Pokud knihovna samostatně zpracovává dokumenty, které už jsou ve vlastnictví jiných knihoven, dochází k neefektivnímu vynakládání sil při zpracování záznamů. Komunitní zóna v Almě umožňuje snadno sdílet a znovu používat popisná metadata, včetně automatické aktualizace, aniž by je bylo nutné duplikovat. U jedinečných dokumentů pak Alma podporuje hybridní model správy metadat, který vyhovuje jak knihovně samotné, tak komunitě dalších knihoven kolem ní. I při sdílení údajů si knihovna zachovává úplnou kontrolu nad těmito záznamy, zejména proto, aby bylo zabezpečeno jejich optimální využití pro koncové uživatele.

Pro zpracování metadat digitalizovaných a digitálních sbírek Alma podporuje vícenásobnou existenci různých formátů paralelně vedle sebe. Standardně tak mohou být digitalizované dokumenty (nebo jakékoliv jiné zdroje) popisovány ve formátech MARC21, Dublin Core nebo MODS. Architektura správy metadat také do budoucna umožňuje snadné přidávání dalších definovaných formátů nebo aplikaci změn v jejich stávajících verzích.

Hlavní přínosy:

• akvizice řízená poptávkou výrazně zvyšuje užívání dokumentů
• integrované datové služby umožňují jednoduché objednávání a zpracování
• hybridní metadatový model zajišťuje, že jsou potřeby místních knihoven zachovány
• při zpracování dokumentů lze pracovat i s formáty, které nepatří do rodiny MARC

4. Alma jako dokonalé zpřístupnění pro uživatele

Alma je hladce propojena se systémem Primo pro vyhledávání a dodávání dokumentů, který rovněž podporuje budování fondu z podnětu koncových uživatelů.

Alma na pozadí rozhoduje o jednotlivých možnostech dodání pro každý dokument, které jsou určené kategorií a právy konkrétního uživatele.

Koncept „dokonalého zpřístupnění“ je v Almě založen na myšlence zjednodušení cesty mezi uživatelem (ať je v knihovně, ve škole, v práci nebo doma) a požadovaným dokumentem (ať je tištěný, elektronický, digitalizovaný nebo všechno dohromady).

Systém pak u každého dokumentu na jednom místě nabízí uživateli všechny možné způsoby dodání (od požadavku na výpůjčku, přes objednání digitalizované kopie nebo prohlížení jeho on-line elektronické verze, až k nasměrování do prostředí, kde lze dokument zakoupit).

Každá metoda dodání má své parametry jako je čas, místo nebo cena a systém může danému uživateli nabídku seřadit podle pro něj nejvýhodnější varianty (tj. zpřístupnění dokumentu ihned, z mého počítače a bez poplatku). Určité typy dodání (např. nákup dokumentu) se mohou nabízet pouze, pokud není dokument k dispozici jiným způsobem. Tento koncept zpřístupnění společně s akvizicí založenou na poptávce uživatelů umožňuje výrazně zvýšit užitnou hodnotu celého fondu.

Hlavní přínosy:

• optimalizace přístupu k dokumentům s nejjednodušší variantou na prvním místě
• uživatelsky příjemné prostředí
• sledování a vyhodnocování efektivity poskytování a čerpání služeb, které zvyšuje užitnou hodnotu celého fondu

5. Alma jako brána k otevřeným rozhraním

Alma není jen systémem nové generace pro správu knihovních služeb – je to ucelená soustava rozhraní, které podporují vyvíjení a doplňování dalších služeb. Alma má v sobě implementované otevřené komunikační standardy a protokoly, jakými jsou např. OpenURL, SRU/SRW, Z39.50, EDI, NCIP nebo SIP2. Tam, kde v dané oblasti není příslušný standard dostupný, lze v Almě využít obecných webových služeb a dokumentovaného aplikačního rozhraní, zejména pro spolupráci s externími systémy v reálném čase.

Tento přístup knihovnám umožňuje vyvíjet vlastní služby a rozšiřovat funkcionalitu systému. K dispozici jsou rovněž vestavěné mechanismy pro automatickou oboustrannou synchronizaci dat mezi Almou a informačními systémy instituce (např. v oblasti uživatelských údajů nebo finančních transakcí). Data jsou tak primárně produkována pouze v originálním systému k tomu určeném a nedochází ke zbytečným duplicitám.

Hlavní přínosy:

• podpora otevřených standardů a rozhraní umožňuje snadné rozšiřování systému
• podpora průmyslových standardů zjednodušuje potřebné integrace s okolím
• používání otevřených rozhraní umožňuje doplnění nové funkčnosti, kterou lze sdílet s ostatními uživateli

Alma propojuje uživatele, dodavatele, instituce, partnery i odborné komunity

6. Alma jako služba z výpočetního oblaku

Alma je poskytována z datového centra Ex Libris, které je certifikováno dle standardu SAS-70. Díky tomu splňuje maximální požadavky na bezpečnost a dostupnost služby.

Ex Libris také nepřetržitě po celý rok provozuje technickou podporu v režimu 24x7x365, která monitoruje stav a výkonnost všech služeb v oblaku.

Protože je Alma nabízena formou služby z výpočetního oblaku, prakticky to znamená, že se knihovna již nemusí dále starat o hardware potřebný pro chod knihovního systému, ani o jeho průběžnou obnovu. Všechny funkce Almy jsou dostupné prostřednictvím běžného webového prohlížeče (např. Firefox, Chrome nebo Internet Explorer). Nejen, že tedy odpadá starost o pořízení nebo údržbu serveru, ale správce nemusí ani zajišťovat instalaci lokálních aplikací a ušetřený čas může věnovat na řešení potřeb knihovníků.

Přechod do oblaku s sebou také přináší jednodušší nastavování a správu chování celého knihovního systému. Správci se nemusí přihlašovat na server ani provádět další operace jako zálohování nebo zabezpečení proti průniku. Díky tomuto přístupu mohou běžné operace (např. importy záznamů elektronických knih) vykonávat sami knihovníci a nejsou závislí na správcích, čímž se snižuje i náročnost provozu celého systému.

Model poskytování služby na bázi předplatného umožňuje přesnější a pružnější plánování, zejména v rozpočtové oblasti. Výrazným snížením úvodní investice na pořízení takovéhoto systému dokáží knihovny rychleji realizovat přínosy, které s sebou nový systém přináší a odpadají starosti s technickou údržbou systému a jeho pravidelnou aktualizací.

Hlavní přínosy:

• odpadá správa lokálních serverů, aplikací a jejich pravidelné aktualizace
• umožňuje knihovníkům provádět operace, které byly dříve doménou správců a vyžadovaly technické znalosti
• model předplatného umožňuje větší pružnost při pořizování a provozování systému