Knihovna společenských věd TGM v Jinonicích je jedinou areálovou knihovnou Univerzity Karlovy v Praze (dále též UK); svůj fond profiluje v širokém společenskovědním spektru. Knihovnu společně financují Fakulta humanitních studií UK, Filozofická fakulta UK, Fakulta sociálních věd UK a Centrum pro otázky životního prostředí. Knihovna slouží i studentům řady jiných (zvlášť humanitních) fakult, ale i studentům jiných škol a veřejnosti. Počet registrovaných uživatelů knihovny je asi 7 000, roční přírůstek fondu je cca 4500 knih (z toho víc než 50 % zahraničních). Náklady na akvizici tištěného fondu jsou cca 2 000 000 Kč ročně. Knihovna používá automatizovaný knihovní systém Aleph 500 včetně modulu výpůjček (v roce 2007 bylo realizováno více než 36 000 výpůjček).

Volný výběr tvoří více než 80 % fondu knihovny a uživatel tak má možnost fyzicky vybírat z více než 57 000 svazků knih. Volný výběr však přináší rizika reálných i zdánlivých ztrát dokumentů a je i personálně náročný. Nelze se vyhnou chybnému zařazení knih na regále, ať již ze strany uživatelů nebo ze strany knihovníků. Špatně založené tituly jsou při naší velikosti volného výběru prakticky ztracené.

Revize v knihovně s fondem do 100 000 svazků probíhají ze zákona jednou za pět let. Za stávající praxe to znamenalo, že pracovníci provádějící revizi fondu vzali každou knihu do ruky, otevřeli ji, načetli čárový kód do paměti čtečky a pak došlo k porovnání se systémem. Časové i personální nároky takové činnosti jsou zřejmé.

Vzhledem k těmto skutečnostem jsme považovali naši knihovnu za ideálního adepta využití možností technologie RFID, a to jednak pro dohledávání „ztracených“ knih a pro revize, jednak pro urychlení výpůjčního procesu, který dosud probíhal načtením čárového kódu knihy. Čárový kód je vlepován na předsádku knih, knihovník musel každou knihu otevřít a kód načíst a totéž pak učinit při vracení.

Projekt FRVŠ

Protože náklady na pořízení technologie nejsme schopni pokrýt z rozpočtu knihovny, podali jsme projekt do výběrového řízení FRVŠ pro rok 2007, a to do Tematického okruhu A – Inovace a rozvoj laboratoří, ateliérů a pracovišť pro praktickou výuku včetně knihoven a informačních technologií ve vysokoškolském vzdělávání, specifikace d) - zavádění nové generace automatizovaných knihovnických systémů a moderních informačních technologií pro nové systémy zpřístupňování informačních zdrojů a zkvalitňování knihovnických služeb. Projekt byl přijat a byla nám přidělena maximální možná částka 1 750 000 Kč.

Naším cílem bylo v krátké době (během letních prázdnin) označit všechny knihy uložené ve volném výběru naprogramovaným RFID čipem a zářijový provoz zahájit už s výpůjčním procesem prostřednictvím těchto čipů. Během roku 2009 pak musí v našem případě proběhnout revize celého fondu knihovny.

Uživatelská podpora

Jako dodavatele jsme vybrali především vzhledem k předchozím zkušenostem a firemní podpoře LSE Integration s produkty 3M. Z projektu jsme nakoupili 69 000 RFID čipů, dvě pracovní stanice, na nichž probíhá jak programování čipů, tak výpůjční proces, digitálního asistenta a potřebný software.

Systém RFID kódů vyžaduje instalaci tří programů – 3M Pad Conversion (pro aktivaci RFID štítků), 3M Pad Staff Workstation (pro půjčování dokumentů pomocí pracovní stanice – desky) a 3M Digital Data Manager (pro práci s Digitálním knihovním asistentem čili paměťovou čtečkou – určeno pro revize, hledání ztracených dokumentů, regálování apod.). Instalace a následná práce s programy není náročná, instalační CD jsou součástí dodávky.

Dodání zboží včetně potřebného proškolení proběhlo koncem dubna 2008. Zástupce firmy dovezl veškeré potřebné vybavení, vše potřebné nainstaloval a zároveň otestoval funkčnost hardwaru, softwaru a personálu názorně předvedl, jak se s programy a vybavením pro RFID pracuje. Poté si vše pod odborným dozorem pracovníci knihovny vyzkoušeli. Podpora dodavatelské firmy je velice dobrá (na e-maily jsme dostali odpověď v podstatě obratem); v případě problémů, které jsme nevyřešili písemně, přijel zástupce firmy osobně velmi brzy a ochotně vysvětlil, co jsme od doby proškolení zapomněli. Horší je to s manuály, které jsou ve formátu PDF a v případě zájmu je dodavatelská firma poskytne i v tištěné podobě. Je jich několik a křížově mezi sebou odkazují. Nepatří k těm snadno srozumitelným a jsou celkově uživatelsky nepřívětivé. Rychlejší než něco hledat je pak často metoda pokus-omyl.

Programování čipů

Podle plánu jsme implementaci zahájili hned na začátku července. Během testování způsobu vlepování čipů se ukázala jako nejvýhodnější spolupráce dvou osob u jedné pracovní desky, kdy jeden pracovník podává knihy a druhý na pracovní desce načítá čárový kód a tím programuje čip, přičemž celá operace trvá několik sekund. Po poměrně krátkém zapracování dokázala dvojice zpracovat asi 1400 knih denně včetně odebírání z regálů a vracení na místo. Proces vlepování je velmi snadný, jen je třeba čipy vlepovat ke hřbetu knihy a ne stále na jedno místo (což software vizuálně ukazuje) a také nezapomenout na to, že pokud nějaké knihy ukládáte na regále „naležato“, je nutné čip nalepit v dosahu čtečky. Funkčnost čipu je barevně detekována na obrazovce stejně jako úspěšné naprogramování. Při chybě není problém čip přeprogramovat. Pracovní stanice jsme připojili k notebookům s nainstalovaným Alephem, abychom nemuseli knihy transportovat na větší vzdálenost. Pro programování jsme měli k dispozici naše dvě stanice plus jednu, kterou nám firma LSE bezplatně zapůjčila, abychom neměli problém vše stihnout. Nejčastěji však práce vzhledem k personálnímu obsazení probíhaly jen na dvou stanicích, přesto jsme knihy z volného výběru stihli označit podle plánu. Vadných čipů bylo necelého půl procenta. Ty jsme podle pokynů firmy uschovávali, aby bylo možné je později nahradit bezchybnými. Jako problém se ukázaly starší knihy se zlacenými ořízkami – ty dokázaly čip odclonit a není v nich použitelný. V našem případě šlo asi o šest knih.

Je před námi ještě očipování fondu uloženého ve skladu, v tomto případě však nespěcháme, protože se chystáme nevyužívanou část tohoto fondu vyřazovat a vzhledem k nákladům na čipy by bylo nevhodné je vlepovat do knih, kterých se budeme chtít zbavit.

Výpůjční proces

V září jsme zahájili výpůjční služby pomocí pracovní stanice. Zapracování zaměstnanců je naprosto bezproblémové, mezi půjčováním a vracením se přepíná funkčními klávesami. Ideální by bylo, kdyby byly RFID čipy i na průkazech studentů, takto je nutné u výpůjčního pultu stále načítat čárové kódy z průkazek klasickou CCD čtečkou. Knih je možné půjčit nebo vrátit několik najednou, my jsme od toho však ustoupili, protože v případě, že je u jednotky nějaká poznámka pro výpůjční pult (což je v našem případě z provozních důvodů velmi často), není při hromadném půjčování jasné, k jaké jednotce patřila, takže ve výsledku by proces urychlen nebyl, spíše naopak. Nicméně i při půjčování a vracení po jednom dokumentu je úspora času značná. Zatím pro výpůjční proces používáme jen jednu stanici, druhou máme připravenou pro programování čipů, protože se stále vracejí knihy, které v létě nebyly na místě, a navíc se v podzimním termínu nakupuje nejvíce nových knih, které je nutné označit. Není totiž možné mít k jedné pracovní stanici spuštěné najednou software pro programování i pro výpůjčky. Kombinovat půjčování prostřednictvím čárových kódů a RFID čipů však není problém. Nicméně od nového roku předpokládáme využití obou stanic hlavně pro výpůjční proces s tím, že programování štítků nových knih bude probíhat nárazově.

Digitální knihovní asistent

Digitální knihovní asistent slouží pro revize fondu knihovny, dohledávání špatně založených nebo pravděpodobně ztracených dokumentů, kontrolu správného uložení dokumentů na regálech a vyřazování. K jeho použití jsou kromě samotné čtečky potřeba paměťová karta, baterie a program pro import a export dat do a z paměťové karty. Ze všech funkcí nabízených digitálním knihovním asistentem jsme zatím testovali tři – revize a hledání pravděpodobně ztracených dokumentů na větším objemu, regálování, tj. kontrolu správného řazení, jen na malém vzorku.

Data o knihovních jednotkách jsme získávali z knihovního systému Aleph. Protože nám tiskové výstupy ze systému pro potřeby práce s digitálním asistentem nevyhovovaly, požádali jsme ÚVT UK – jmenovitě RNDr. Vladimíra Pávka – o tiskovou šablonu na míru potřebám knihovny. Pro samotnou práci stačí tiskový výstup obsahující pouze čárové kódy, signatury (s úpravou řazení signatur pro naše potřeby) a názvy dokumentů. Poté se data jednoduše stáhnou ze systému Aleph, uloží ve formátu TXT a pomocí programu se exportují do paměťové čtečky.

Menší nepříjemností je, že názvy seznamů, podle kterých se pak vyhledává nebo kontroluje správnost uložení fondu, jsou na paměťové kartě v angličtině a nemusí být na první pohled patrné, kam se soubor, určený např. pro revize, má uložit. Takže je vhodné si zpočátku přepnout rozhraní do angličtiny a porovnat s českým překladem, pak jsou významy jednotlivých seznamů zřejmé na první pohled.

Práce s Digitálním knihovním asistentem není nijak náročná. Přístroj má vlastní operační systém na bázi Windows a ovládání je snadné. Při snímání není nutné sledovat obrazovku, spíše poslouchat tóny, které čtečka vydává. Jiný tón obvykle znamená, že je kniha špatně založena, patří jinam, není na seznamu nebo na ní není aktivní čip. Díky tomu se i při načítání dá část nesrovnalostí (může jít např. špatně založené knihy) najít. V jakékoliv chvíli lze práci přerušit, načtená data zkontrolovat, uložit je na kartu nebo v případě potřeby vymazat. Pro import dat ze čtečky do počítače stačí pouze připojit paměťovou kartu do počítače a spustit program Digital Library Manager, který informace z karty stáhne a uloží je do počítače. V názvu se pak promítne datum a hodina stažení informací, karta se promaže a lze dále pracovat. Pak už stačí pouze porovnat načtená data s aktuálními informacemi uloženými v knihovním systému.

I přes jednoduchost ovládání bych ale měla pár výhrad. Přístroj váží 700 gramů včetně baterie, takže při delší práci je jeho váha znát. Pro shromáždění dat ze všech očipovaných dokumentů je potřeba kolem regálu s knihovním asistentem chodit dost blízko (výrobce udává max. vzdálenost 30 cm, nejlepší výsledky jsme měli se vzdáleností do 10 cm) a snímat kódy pomalu. Knihy zapadlé za jiné tímto způsobem vyhledat nelze. Dále je trochu nepříjemné, že přístroj snímá v některých případech knihy z vedlejší, horní nebo spodní police; duplicity čárových kódů nicméně ve výsledku nevadí. Co ovšem vadí, jsou velmi tenké svazky (buď více tenkých svazků vedle sebe, nebo i tenký svazek mezi dvěma širšími, a to i při nastavení citlivosti čtečky na tenké svazky). Rovněž starší svazky (vázané knihy vydané v 50.-60. letech 20. století nebo starší) jsou problematické – některé čtečka nenasnímá vůbec, přestože čipy jsou aktivované. Není zřejmé proč, možná se pro vazbu používal nějaký materiál, který brání přenosu, ale to je jen naše spekulace. Každopádně bez problémů načtené kódy vysoce převyšují ty nenačtené, jen je potřeba myslet na to, že tenké a staré vázané knihy mohou způsobovat problémy.

Praxe

Pomocí digitálního asistenta jsme provedli revizi knih ve studovně (cca 10 000 sv.) za běžného provozu, která byla neporovnatelně rychlejší oproti předchozímu načítání čárových kódů. Při postupu po menších úsecích (signatura) není problém načíst knihy mimo otevírací hodiny (abychom nerušili čtenáře zvukovými výstupy čtečky) a následně dohledávat nenačtené dokumenty. Zároveň jsme tím zkontrolovali, zda všechny knihy skutečně mají nalepen naprogramovaný čip.

Další možností digitálního asistenta, kterou jsme si již důkladně ověřili v praxi, bylo dohledávání knih se statusem pravděpodobná ztráta, které jsme opět vyexportovali z Alephu. Našli řadu špatně založených knih, ale také knihy s chybně uvedenou signaturou. Jak již bylo zmíněno, nedá se očekávat nalezení knih zapadlých vzadu na regále. V tomto případě nám technika nepomůže.

Předpokládáme, že během následujícího roku získáme v práci s technologií rutinní zkušenost a pak budeme moci popsat i další možnosti, které jsme doposud nevyužili. V každém případě jsou naše dosavadní zkušenosti i přes drobná uvedená negativa výrazně pozitivní a zcela nepochybně nám technologie RFID umožní získat víc času pro odborné činnosti, především pro informační služby.