V úterý 1. 11. 2016 se uskutečnila dílna zaměřená na vzdělávání pracovníků v knihovnách. Pod názvem Vzdělávejme se systematicky ji ve spolupráci s Knihovnickým institutem Národní knihovny ČR uspořádala pražská organizace Svazu knihovníků a informačních pracovníků ČR (SKIP).

Cílem dílny bylo umožnit účastníkům sdílet praktické zkušenosti vztahující se ke vzdělávání pracovníků knihoven a vytvořit seznam kroků usnadňujících zavedení systematického vzdělávání do knihoven nebo jejich dílčích organizačních složek.

Příprava a průběh dílny

Účastníci dílny přibližně týden před vlastní dílnou obdrželi sadu otázek, jejichž cílem bylo zmapovat způsoby vzdělávání v jednotlivých knihovnách a zjistit, do jaké míry jej lze pokládat za systematické. Díky zaslanému dotazníku se účastníci na dílnu předem patřičně informačně připravili a v rámci samotné dílny bylo možné věnovat dostatečný prostor diskuzím a zamýšlení se nad tím, jak do vzdělávání pracovníků v knihovnách vnášet řád a tuto oblast dále rozvíjet.

Účastníci listopadové dílny

Náplň dílny vytvořila PhDr. Linda Jansová, Ph.D., z Národní knihovny ČR ve spolupráci s Mgr. Marií Kovaříkovou z Ústavu informačních studií a knihovnictví Filozofické fakulty Univerzity Karlovy a s Mgr. Lenkou Maixnerovou z Národní lékařské knihovny. Dílna byla určena především pro vedoucí pracovníky knihoven (včetně vedoucích organizačních složek velkých knihoven).

L. Jansová také programem přítomné provázela. Účastníky nejprve uvítala a poté vysvětlila smysl dílny a plánovaný program. Ten byl založen převážně na práci ve skupinách.

Sedm účastníků dílny (ze sedmi různých knihoven) se nejprve rozdělilo do tří pracovních skupin, konkrétně do dvou skupin po třech účastnících a jedné skupiny se dvěma účastníky. Práci v každé skupině koordinoval moderátor. Této role se zhostili Kateřina Nekolová, M.A. a Mgr. Roman Giebisch, Ph.D. z Národní knihovny ČR a Mgr. Lenka Maixnerová z Národní lékařské knihovny.

Účastníci dílny při práci

V první části dílny moderátoři zároveň zaznamenávali odpovědi účastníků na otázky z dotazníku a následně je prezentovali v plénu. Souhrny odpovědí byly zapisovány na papírovou tabuli (flipchart).

Ve druhé části dílny dostali účastníci nejprve prostor pro zamyšlení se nad výsledky první části dílny (někteří jej využili k samostatným úvahám, jiní dali přednost diskuzi ve skupině) a na vytvoření seznamu základních kroků, které by za účelem zvýšení systematičnosti vzdělávání ve své knihovně podnikli. Někteří účastníci pracovali i s vlastními podklady (příklady popisů pracovních pozic a životopisů zaměstnanců). Poté následovala další fáze práce ve skupinách, při které účastníci s moderátory diskutovali o vytvořených seznamech. Poté v každé skupině vznikl jeden seznam. Na základě tří takto vzniklých seznamů byl – opět s využitím papírové tabule – vytvořen výsledný seznam obsahující všechny navržené kroky.

Část dílčích výstupů z dílny

Dílny se zúčastnili zástupci sedmi různých knihoven. V šesti případech se jednalo o vedoucí knihoven nebo jejich blízké spolupracovníky, tj. ti v rámci dílny reprezentovali danou knihovnu jako celek. V jednom případě se předmětem zkoumání stala jedna z organizačních složek knihovny (ta je v dalším textu pro zjednodušení také považována za knihovnu).

Z hlediska typů knihoven byly zastoupeny dvě krajské knihovny, tři městské knihovny vykonávající regionální funkce, jedna ústřední specializovaná a jedna vysokoškolská knihovna.

Zmapování aktuální situace v oblasti vzdělávání

Přítomní ve skupinách vyplňovali výše zmíněný dotazník, který se týkal řady dílčích oblastí (od počtu zaměstnanců knihovny až po její silné a slabé stránky v oblasti vzdělávání) a obsahoval následujících 31 otázek:

1. Kolik máte fyzických zaměstnanců?
2. Kolik máte přepočtených zaměstnanců?
3. Máte standardizované přijímací pohovory (tj. popsané, jak se mají dělat a kdo u nich má být přítomen)?
4. Máte k dispozici popisy pracovních pozic?
5. Jsou tyto popisy aktuální?
6. Jak jsou tyto popisy podrobné?
7. Znáte Národní soustavu povolání?
8. Využíváte ve své instituce popisy typových pracovních pozic z této soustavy?
9. Jak byste sami charakterizovali vzdělávání ve své instituci – je spíše systematické nebo spíše nesystematické?
10. Procházejí noví zaměstnanci vstupním školením?
11. Jakou má toto školení podobu?
12. Provádíte pravidelné hodnocení zaměstnanců z hlediska jejich vzdělávání?
13. Stanovujete zaměstnancům vzdělávací cíle na určité období?
14. Kolik zaměstnanců z Vaší knihovny (organizační složky) má knihovnické vzdělání?
15. Jaké vzdělání mají konkrétně?
16. Je to pro Vaši instituci vyhovující?
17. Proč ano / proč ne?
18. Posíláte své zaměstnance i na jiné (neknihovnické) vzdělávací akce (jazykové kurzy, kurzy měkkých dovedností apod.)?
19. Vedete si evidenci navštívených vzdělávacích akcí (kdo co absolvoval)?
20. Pokud ji vedete, v jaké podobě?
21. Jak nejčastěji zjišťujete informace o vzdělávacích akcích?
22. Jak stanovujete, koho na kterou vzdělávací akci vyšlete?
23. Zjišťujete, zda vzdělávací akce byla pro účastníka (organizaci) přínosná?
24. Pokud ano, jak konkrétně?
25. Jak v rámci své organizace (organizační složky) sdílíte poznatky získané jednotlivci na vzdělávacích akcích?
26. Sdílíte poznatky vztahující se ke vzdělávání i s kolegy či kolegyněmi z jiných knihoven?
27. Proč ano / proč ne?
28. Vnímáte sami potřebu něco v některé z výše uvedených oblastí zlepšit?
29. Co konkrétně?
30. Co naopak s ohledem na vzdělávání pracovníků pokládáte za silnou stránku své knihovny?
31. Co má ve Vaší knihovně negativní vliv na vzdělávání?

Výsledná zjištění jsou shrnuta níže.

Počet zaměstnanců

Z hlediska počtu zaměstnanců byly (v pěti případech) zastoupeny převážně knihovny s nejvýše třiceti (fyzickými) zaměstnanci. S vyšším počtem zaměstnanců (přes osmdesát) jsme se setkali ve dvou případech. Nejmenší knihovna měla dvanáct zaměstnanců, největší jich měla osmdesát osm. Pokud bychom chtěli uvést velikost knihoven podle přepočtených pracovních úvazků, nejmenší knihovna by jich měla 9,60 a největší 82,92.

Přijímací pohovory, popisy pracovních pozic

Z odpovědí na další otázky vyplynulo, že pouze dvě knihovny mají standardizované přijímací pohovory, zbývajících pět je standardizované nemá. Čtyři knihovny mají k dispozici popisy pracovních pozic. Ty však nejsou dostatečně aktuální. Ve dvou případech jsou pokládány za velmi podrobné, v jednom případě za středně podrobné a ve dvou případech za málo podrobné. Ve třech knihovnách popisy pracovních pozic nedisponují.

Šest knihoven je obeznámeno s Národní soustavou povolání, jedna knihovna nikoliv. Pouze tři knihovny ovšem popisy typových pozic z Národní soustavy povolání v praxi skutečně využívají.

Vzdělávání zaměstnanců

Šest knihoven pokládá vzdělávání ve své instituci za spíše nesystematické, jedna knihovna jej pokládá za zčásti systematické.

Ve všech sedmi knihovnách procházejí noví zaměstnanci vstupním školením. Nejobvykleji jsou zaškolováni zkušenějším kolegou (pět knihoven), v jedné z knihoven zaškolení doplňují tzv. kolečkem (zaměstnanec se seznámí s různými odděleními knihovny). Jedna z knihoven pro nové zaměstnance připravuje tzv. adaptační plán. V další z knihoven se setkávají s problémem nevhodného načasování školení práce s knihovním softwarem, které je zajišťováno jiným pracovištěm organizace, jíž je knihovna součástí. V rámci vstupního školení je také věnována pozornost bezpečnosti a ochraně zdraví při práci.

Čtyři knihovny provádějí hodnocení zaměstnanců z hlediska jejich vzdělávání, tři nikoliv. Pouze dvě knihovny svým zaměstnancům stanovují vzdělávací cíle na určité období.

Vzdělanostní struktura zaměstnanců

Pokud se týká počtu zaměstnanců s knihovnickým vzděláním, pohybuje se přibližně od 37 do 70 % všech (fyzických) zaměstnanců. Ve všech sedmi knihovnách se vyskytují jak zaměstnanci se středoškolským knihovnickým vzděláním, tak zaměstnanci s vysokoškolským knihovnickým vzděláním. Ve třech knihovnách pracují i zaměstnanci s vyšším odborným knihovnickým vzděláním. Obvyklým způsobem doplňování kvalifikace pro zaměstnance s neknihovnickým vzděláním je absolvování rekvalifikačního kurzu. Tuto formu vzdělávání výslovně zmínily čtyři knihovny.

Pro čtyři knihovny je stávající vzdělanostní struktura vyhovující, pro tři naopak nikoliv. Knihovny, kterým vzdělanostní struktura vyhovuje, jako důvody uvádějí mj. délku praxe, různorodou škálu zaměstnanců a využití rekvalifikace v případech, kdy dotyčný zaměstnanec nedisponoval patřičným vzděláním. Ve dvou knihovnách by uvítali vyšší podíl vysokoškolsky vzdělaných zaměstnanců, je ovšem problematické pro ně najít dostatek financí.

Účast na vzdělávacích akcích a sdílení poznatků z nich

Všech sedm knihoven posílá své zaměstnance i na jiné než výhradně knihovnické vzdělávací akce, tj. např. na jazykové kurzy, kurzy měkkých dovedností apod.

Šest ze sedmi knihoven si vede evidenci navštívených vzdělávacích akcí. Evidence může mít různou podobu od (již spíše výjimečného) papírového dokumentu přes elektronické textové dokumenty po elektronické formuláře. V jednom případě má evidenci na starosti personální oddělení.

Informace o vzdělávacích akcích knihovny nejčastěji získávají z elektronických konferencí – především z konference Knihovna, ale i z konferencí pro členy SKIP. Důležitou roli hrají také další nabídky zasílané e-mailem – např. nabídky vzdělávacích akcí pořádaných krajskými knihovnami či Asociací institucí vzdělávání dospělých ČR (AIVD). Velké knihovny vzdělávací akce také samy pořádají. Doplňkově jsou informace získávány jinými cestami (internetové zdroje, osobní doporučení apod.).

Pokud se týká způsobu určení, koho na kterou vzdělávací akci knihovna vyšle, hrají obvykle roli zaměření (typ) akce a zájem (pozice) zaměstnance. Vychází se jak z podnětů zaměstnanců, tak z rozhodnutí jejich vedoucích. V jedné z knihoven rozhodování o výběru účastníků probíhá v návaznosti na plán jejich osobního rozvoje.

Všech sedm knihoven zjišťuje, zda byla pro účastníka (či organizaci) vzdělávací akce přínosná. Obvyklými prostředky používanými ke zjišťování přínosu účasti na akci jsou osobní sdělení, písemná cestovní zpráva, časopisecký článek či evaluační dotazník.

Obdobné jsou také způsoby sdílení poznatků získaných jednotlivci na vzdělávacích akcích – může se jednat o osobní sdělení (rozhovor, sdělení/prezentace na pravidelné poradě), písemné sdělení sdílené na intranetu či časopisecký článek.

Všechny knihovny kromě jedné sdílí poznatky vztahující se ke vzdělávání i s kolegy a kolegyněmi z jiných knihoven. Prostředkem ke sdílení bývají výkon regionálních funkcí, spolupráce v síti knihoven, publikace v odborném tisku či neformální sdílení. Sdílení poznatků je vnímáno pozitivně – přináší nové pohledy na věc.

Oblasti pro zlepšení, silné a slabé stránky

Šest knihoven vnímá potřebu v některé z výše uvedených oblastí něco zlepšit, jedna knihovna nikoliv. Jedná se především o zvýšení systematičnosti vzdělávání. Konkrétně byly jmenovány zlepšení popisů pracovních pozic, identifikace vzdělávacích potřeb, zavedení systému celoživotního vzdělávání, zlepšení evidence účasti na akcích a provázání vzdělávání a odměňování.

Za silnou stránku své knihovny s ohledem na vzdělávání tři knihovny považují ochotu zaměstnanců se vzdělávat, potažmo uplatňovat získané poznatky v praxi, v jedné knihovně si cení podpory vzdělávání ze strany vedení, v další prostorového (učebna), personálního (lektoři) a finančního (mj. granty z programu VISK 2) zabezpečení vzdělávání a v jiné knihovně široké škály i četnosti vzdělávacích akcí.

Z faktorů, které mají na vzdělávání naopak negativní vliv, byly jmenovány nedostatek financí, času, obtížná zastupitelnost (zejména ve službách), nevhodná učebna, nižší motivace pracovníků, diskutabilní kvalita některých vzdělávacích akcí a rovněž příliš vysoký počet vzdělávacích akcí (tento posledně jmenovaný faktor je ovšem možné pokládat i za silnou stránku, viz výše).

Seznam kroků usnadňujících zavedení systematického vzdělávání pracovníků knihoven

Z dílny vyplynulo, že k zavedení systematického vzdělávání pracovníků v knihovnách může napomoci následujících deset hlavních kroků:

1. vytvořit a pravidelně aktualizovat popisy pracovních pozic;
2. vytvořit a pravidelně aktualizovat kompetenční profily pro jednotlivé pracovní pozice;
3. zpracovat pro jednotlivé zaměstnance plány osobního rozvoje;
4. provázat kompetenční profil s plánem osobního rozvoje;
5. stanovit priority (rozlišit povinná a doporučená školení) a minimální rozsah školení;
6. formalizovat adaptační proces včetně zpětné vazby;
7. evidovat účast na školeních v elektronické podobě;
8. sjednotit způsob předávání poznatků ze školení ostatním pracovníkům;
9. zakotvit vztah vzdělávání k odměňování;
10. zajistit dostatečné financování.

K některým z výše uvedených kroků ještě můžeme doplnit několik poznámek:

Krok 1 počítá s možností, kdy knihovna ještě nemá zpracované popisy pracovních pozic, případně je nemá zpracované dostatečně podrobně. Pokud již knihovna popisy pracovních pozic k dispozici má, měla by je pouze pravidelně aktualizovat.

Při tvorbě, popř. aktualizaci pracovních pozic je možné využít popisy typových pozic z Národní soustavy povolání. Tento katalog pozic lze využít jak pro knihovnické pozice, tak i pro jiné pozice vyskytující se v knihovnách (např. pro PR či ekonomické, personalistické a administrativní pozice).

Popisy typových pozic v Národní soustavě povolání lze využít i při realizaci kroku 2, tj. při tvorbě kompetenčních profilů pro pracovní pozice. Inspiraci nabízí také Studie ke standardům pracovních náplní a obsazování vedoucích pozic v příspěvkových organizacích: galerie, knihovny, sociální služby z roku 2015.

Pokud se týká kroků 3 a 4, užitečným podkladem se mohou stát životopisy pracovníků, neboť z nich je možné zjistit údaje o doposud získaném vzdělání pracovníka. Na dosavadní vzdělávání by se – s ohledem na vykonávanou pracovní činnost – mělo vhodným způsobem (zachyceným v plánu osobního rozvoje) navázat.

Ke kroku 5 lze doplnit, že při plánování vzdělávacích akcí (školení) je třeba brát v úvahu i požadovanou četnost (mj. v návaznosti na míru fluktuace zaměstnanců). Užitečným vodítkem může být Standard pro dobrou knihovnu, podle něhož se má pracovník dále odborně vzdělávat v rozsahu minimálně 48 pracovních hodin (menší minimální rozsah – osm hodin ročně – je doporučen pro pracovníky knihoven s méně než deseti provozními hodinami týdně).

Pokud se týká kroku 7, užitečným nástrojem může být elektronická tabulka. Ta může být sdílená, přičemž je třeba rozhodnout o tom, kteří zaměstnanci mají mít právo ji upravovat (v závislosti na velikosti knihovny se může jednat o některé pracovníky – v případě větších knihoven – nebo i o všechny pracovníky – v případě menších knihoven; ve druhém případě je nutnou podmínkou existence vzájemné důvěry). Tabulka může sloužit jako podklad pro hodnocení pracovníků z hlediska vzdělávání.

U kroku 8 je užitečné rozlišit získané poznatky na předatelné a nepředatelné. S předatelnými poznatky je možné seznámit ostatní pracovníky knihovny, např. prostřednictvím přednášky (s prezentací či bez prezentace). Pro zaměstnavatele je navíc užitečné zjistit, jak byla účast na akci pro daného pracovníka (resp. pro organizaci) přínosná.

Ke kroku 9 poznamenejme, že podstatným kritériem hodnocení může být ochota ke vzdělávání. Navíc v knihovnách vzdělávání obvykle platí zaměstnavatel a je možné se vzdělávat v pracovní době – to je při získávání nových pracovníků možné prezentovat jako nezanedbatelný benefit práce v knihovně.

Závěrečná diskuze

Účastníci dílny se také v závěrečné diskuzi shodli na tom, že by v návaznosti na typové pozice podle Národní soustavy povolání měl vzniknout standard vzdělávání (hodnocení). Oblast vzdělávání by také mohla být součástí kolektivních smluv. Byla zmíněna také problematika online školení (např. e-learningových kurzů či webinářů). Praxe ukazuje, že knihovníci zatím dávají přednost fyzické návštěvě vzdělávacích akcí, určitou roli hraje i sociální kontext.

Závěrečnou diskuzí byl program dílny naplněn. L. Jansová poděkovala všem účastníkům i moderátorům za jejich účast a aktivní přístup a sdělila, že za nějaký čas účastníky dílny osloví s dotazem, co se jim povedlo/nepovedlo z této dílny ve své knihovně využít.

Fotogalerii z akce najdete na Facebooku, odkaz na ni pak i na webové stránce akce. Autorkou fotografií je L. Jansová.