Role Ústřední knihovny při realizaci informační a komunikační politiky Evropské komise

Mezi institucemi Evropských společenství byla Evropské komisi přisouzena úloha „motoru integrace“. Aby mohla dostát na ni kladených požadavků, potřebuje Komise školený personál a také fungující administrativu. K tomu patří i knihovna, která je schopná vyhledat a zpřístupnit požadované informace co nejpřesněji a v co nejkratším čase. Ústřední knihovna Evropské komise [1] je speciální příruční a výzkumnou knihovnou pro potřeby zaměstnanců Komise a dalších institucí Společenství.

Vznik a vývoj Ústřední knihovny

První knihovna byla vybudována v letech 1952 až 1953 v Lucemburku jako služba Vysokému úřadu Evropského společenství uhlí a oceli (ESUO). Na přelomu roku 1958 a 1959 byly zřízeny knihovny Komise Evropského hospodářského společenství (EHS) a Komise Evropského společenství pro atomovou energii (EURATOM). Měly odlišné úkoly i prostředky a tak tyto tři knihovny procházely odlišným vývojem, co se týká záběru a sbírek. Když byly v roce 1967 výše zmíněné instituce sloučeny v jednu Komisi Evropských společenství, musely se sjednotit i jejich služby. Pro knihovny to mělo následující důsledky: knihovna bývalé Komise EHS se stala – jako největší z této trojice – ústřední knihovnou nové Komise v Bruselu. Knihovna bývalého Vysokého úřadu ESUO pokračovala jako knihovna pro služby nové Komise umístěné v Lucemburku, ale část svého fondu předala bruselské ústřední knihovně. Vědecko-technická knihovna bývalé Komise EURATOM zůstala nezávislou až do jejího sloučení s Ústřední knihovnou v roce 1974. [Siemers, 1981] Ve struktuře, kterou přijala v roce 1974, funguje do dnešních dnů.

Složení fondů a služby poskytované Ústřední knihovnou

Umístění a přístup

Umístění a velikost fondu

V průběhu roku 2002 se Knihovna přestěhovala do nové budovy na Rue Van Maerlant, 18. Čtenářské prostory v původní budově byly staré a novým potřebám Knihovny už nevyhovovaly. V souvislosti s přesunem do nových prostor a s předpokladem dalšího rozšiřování fondu bylo nutné vyřadit 18 000 svazků a okolo 75 200 svazků přesunout do depozitáře.

Obr. č. 1 Umístění Ústřední knihovny v Bruselu [převzato z: http://ec.europa.eu/libraries/doc/centrallibrary/vm18_serv_en.htm]

V nové budově byla Knihovna začleněná do dalších služeb Generálního ředitelství pro vzdělávání a kulturu, jako část ‚Střediska pro občany‘, jenž v této budově sídlilo (dnes již v budově nesídlí). Byla znovu otevřena 1. září 2002. Její nové působiště bylo oficiálně uvedeno do provozu 15. října 2002.

Obr. č. 2 Budova na Rue Van Maerlant, 18

Nové čtenářské prostory (studovny) Knihovny se nacházejí v nejvyšších dvou patrech budovy na Rue Van Maerlant, 18; jsou umístěny ve věži kostela a nabízí 63 pracovních míst. Veliká okna, z nichž lze z nadhledu sledovat budovy institucí Evropské unie, dodávají studovnám dostatek světla, dojem prostornosti a vzdušnosti. Je zde k dispozici kolem 14 000 monografií, 320 periodických titulů, 47 novinových titulů a 517 CD-ROM titulů. Volně přístupné počítače nabízejí přístup do katalogu ECLAS a dalších databází. V podzemí budovy se nachází sklad o rozloze 1 200 m² a je v něm uloženo okolo 309 000 jednotek. Kromě Knihovny (čtenářských prostor, skladu a kanceláří) se v budově nacházejí ještě další prostory, které patří dalším institucím (např. archivu Evropské komise).

Obr. č. 3 Studovna 1

Obr. č. 4 Studovna 2

Po mnoho let měla Knihovna depozitáře o rozloze 2 500 m² v Rue Vandenbranden v centru Bruselu. Bylo tam uloženo kolem 195 000 jednotek. V roce 2005 byl tento sklad přestěhován na okraj města do budovy v Kortenbergu. Tento depozitář má rozlohu kolem 970 m² a je v něm uloženo taktéž cca 195 000 jednotek. Depozitář obsahuje svazky, které si uživatelé pravidelně žádají a půjčují (v průměru 75 kusů měsíčně). Pověření zaměstnanci Knihovny navštěvují depozitář až dvakrát denně (pokud je to nutné) a dokumenty z depozitáře bývají obvykle k dispozici následující pracovní den.

Celkově v současnosti Ústřední knihovna obsahuje ve svých fondech 505 000 jednotek, z toho 1 773 titulů časopisů a 148 titulů novin.

Ústřední knihovna Komise v Bruselu spravuje ještě pobočku, která se nachází v Lucemburku. [European Commission. Central Library : activity report 1999, 2001, 2002, 2005]

Přístup ke službám Knihovny

Ústřední knihovna Evropské komise byla založena pro informační potřeby Komise a pro její zaměstnance, nicméně povoluje užívání služeb i dalším zaměstnancům Evropské unie a přijímá také externí návštěvníky.

Externí návštěvníci, kteří z určitého důvodu chtějí nebo potřebují knihovnu navštívit, mohou zažádat o povolení krátkodobé návštěvy (kontaktovat návštěvní kancelář přímo v Knihovně) nebo o návštěvnickou kartu (kontaktovat Úřad pro čtenářské přístupové karty při Generálním ředitelství pro vzdělání a kulturu v Bruselu). Karta dovoluje neomezené množství návštěv v období, které si dotyčný jedinec určí.

Zatímco interní uživatelé mají přístup do elektronického katalogu, kde si mohou zadat požadavek na výpůjčku a dokument jim donese poslíček přímo do kanceláře nebo si ho mohou vyzvednout v Knihovně, externí uživatelé nemohou zadávat požadavky na výpůjčky online. Mají pouze možnost prezenčních výpůjček, tedy přijít do Knihovny a studovat přímo na místě.

Do Knihovny existuje samozřejmě přístup i přes internet. Má vlastní webové stránky (http://ec.europa.eu/libraries/doc/index_cs.htm), dostupné na serveru EUROPA (European Union’s server = EU server), kde lze nalézt adresu, kontakt, výčet všech služeb, pravidla pro návštěvníky, přístup do elektronického katalogu ECLAS, odkazy do dalších sítí spravovaných Knihovnou, do historických archivů atd. Stránky jsou dnes již dostupné ve všech jazycích Evropské unie.

Fondy Knihovny

Tematické zaměření

Rozsáhlé aktivity Evropské Komise zavazují knihovnu, aby získávala příručky a odbornou literaturu z nejrůznějších oblastí.

Předmětové pokrytí zahrnuje všechny materiály o Evropské integraci:

1. Mezinárodní spolupráce. Mezinárodní vztahy. Mezinárodní právo. Evropská společenství. Evropská unie.
2. Hospodářská politika. Plánování. Sociální politika. Sociální problémy.
3. Hospodářství. Hospodářské podmínky. Hospodářské doktríny a systémy.
4. Právo. Správa. Politika.
5. Kultura. Společnost.
6. Vzdělání. Odborný výcvik.
7. Zemědělství.
8. Průmysl.
9. Obchod.
10. Doprava
11. Veřejné finance. Bankovnictví. Mezinárodní monetární vztahy.
12. Management. Produktivita.
13. Práce.
14. Demografie. Populace
15. Biologie. Strava. Zdraví.
16. Životní prostředí. Přírodní zdroje.
17. Vědy o zemi. Vědy o vesmíru.
18. Věda. Výzkum. Metodologie.
19. Informace. Dokumentace. Počítačová věda. Terminologie.

Hodnota a přitažlivost fondů Ústřední knihovny Komise spočívá ve významu dokumentů, jež obsahuje. Souvisí to s mezinárodním složením knižní a časopisecké sbírky – ze všech oblastí činností Komise se nakupují knihy ve všech jazycích EU. Úsilí o udržení rovnováhy mezi oficiálními jazyky EU je stále náročnější s přibývajícím množstvím nových členských států (tedy i dalších jazyků). Převládá angličtina, nejen díky produkci z Velké Británie a USA, ale i proto, že v dalších zemích vychází stále více publikací v angličtině. Dalším hojně zastoupeným jazykem je francouzština.

Za unikátní se také považuje rozsah fondů, jedná se pravděpodobně o největší sbírku v oblasti evropské integrace. Již od roku 1959 usilovala Knihovna o to, aby shromáždila co nejúplnější sbírku knih a časopisů s tématem evropské integrace a daří se jí to stále. Sbírka, vzhledem k historickému vývoji knihovny, sleduje celé období evropské integrace v poválečném období. [Siemers, 1981] Ve fondu knihovny lze nalézt téměř všechny publikace EU. Neobsahuje pouze publikace jednotlivých institucí EU, ale i literaturu, která k tomuto tématu vychází v členských i dalších zemích, a také, pokud je možné je získat, diplomové a disertační práce. Za zmínku stojí i sbírky parlamentních dokumentů ze všech členských zemí a také sbírka publikací z jiných mezinárodních a mezivládních organizací.

Pobočka - Ústřední knihovna v Lucemburku

Hlavní budova Ústřední knihovny Evropské komise sídlí v Bruselu. Není to ale jediná budova Ústřední knihovny. Ke Knihovně v Bruselu patří ještě pobočka, která se nachází v Lucemburku.

Do roku 1999 sídlila Ústřední knihovna v Lucemburku v budově Jeana Monneta, dnes se nachází se v budově Josepha Becha. Knihovna nabízí čtenářům studovnu s 28 místy a 2500 přístupnými svazky místnost s katalogy, kde jsou počítače s přístupem do databází. V budově Knihovny jsou umístěny čtyři sklady o rozloze 860 m² a obsahují kolem 96 000 jednotek. Sbírky knihovny v Lucemburku obsahují základní materiály o integraci Evropské unie a specializované sbírky statistik.

Služby a aktivity Knihovny

Veškeré služby Ústřední knihovny závisí na práci a vstřícnosti zaměstnanců Knihovny. Většina zaměstnanců nemá odborné knihovnické vzdělání a národnostní skladba je velice různorodá, „evropská“. Zaměstnanci mají možnost, nebo v některých případech i povinnost, absolvovat různá školení a semináře, která přispívají k rozšíření znalostí a zvýšení odborné kvalifikace.

Knihovna nabízí všechny základní knihovnické služby – bibliografické vyhledávání pomocí elektronického katalogu ECLAS, přístup ke konkrétním dokumentům, meziknihovní výpůjčky, dodávání dokumentů, emailové služby, exkurze apod. Provozuje vlastní publikační činnost a svou práci podporuje účastmi na konferencích.

Práce za obrazovkami

Akvizice

Ústřední knihovna Evropské komise vyřizuje nákup dokumentů pro většinu generálních ředitelství, která zřizují knihovny či dokumentační střediska, a také požadavky zaměstnanců generálních ředitelství (Directorate General, dále DG) a služeb bez vlastních knihoven nebo dokumentačních středisek. Výjimku tvoří DG pro výzkum (do jehož struktury patří výzkumná střediska), DG pro informační společnost a DG pro překlad. Tato generální ředitelství mají svůj vlastní rozpočet. Také personální a správní DG se stará samostatně o akvizici Vzdělávacích středisek (v Bruselu a v Lucemburku) a DG pro informatiku obstarává akvizici pro Informační fórum.

Nákup je tedy zajišťován centrálně, tzn. že zde musí být ročně zpracováno značné množství nových dokumentů a stejně tak doručeno velké množství svazků do Knihovny a dalších středisek a menších knihoven, a také musí být provedeny všechny administrativní činnosti s tím spojené. [Charazain, 2006, e-mail]

Veškerá akvizice, kterou v současnosti Ústřední knihovna provádí, se týká nákupu monografií, CD-ROMů, novin a časopisů, ale také příjmu darů (převážně od národních institucí, organizací a univerzit) a výměn s jinými institucemi.

Identifikační popis

Pro jmenný popis byla vytvořena vlastní pravidla, která brala v úvahu charakter organizace, jejíž součást Knihovna tvoří, a problémy při budování čistě mezinárodního fondu. Od posledního vydání v letech 1967 a 1968 byla tato pravidla v praxi přizpůsobena (v souvislosti s automatizací) pravidlům ISBD (International Standard Bibliographic Description) a AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules II – British version). Do roku 1978 se pro popis používaly katalogizační lístky, jenž byly řazeny do jmenného, systematického (dle MDT), zeměpisného katalogu a katalogu institucí.

Dnes Ústřední knihovna a celá knihovnická síť na ní navázaná používá pro katalogizaci do katalogu ECLAS MARC 21 a UNICODE.

Od poloviny sedmdesátých let, kdy Knihovna začala automatizovat práci s dokumenty, vyvíjí také vlastní tezaurus pod názvem ECLAS. Shodou okolností Knihovna vybrala stejný název i pro vlastní katalog či databázi, takže název ECLAS je kombinace katalogu a tezauru. Základní struktura pro nový Tezaurus ECLAS byla převzata z Macrotezauru OECD, který v širokém rozsahu zahrnoval Evropské instituce, a z Tezauru ILO Mezinárodní organizace práce (Macrotezaurus s drobnými úpravami), který zahrnoval mnoho mezinárodních oblastí; samotný tezaurus ECLAS se stal modelem pro řadu tezaurů – nejznámější z nich je EUROVOC. V současné době je tezaurus plně hierarchický (čtyř úrovňový) s asociovanými prvky, s vysvětlujícími poznámkami apod. Původní tezaurus byl pouze dvojjazyčný (francouzsko-anglický), ale postupně se pracuje na překladu jednotlivých deskriptorů do dalších jazyků EU.

Spolupráce s dalšími knihovnami, středisky a službami

V průběhu let se vyvinuly i kontakty s jinými knihovnami v národní a mezinárodní rovině, které jsou přínosné pro obě zúčastněné strany. Mimořádná forma spolupráce vznikla s knihovnami Evropských dokumentačních středisek (EDS), a to především v oblasti publikací o Evropských společenstvích. Ústřední knihovna všechny tyto knihovny zastřešuje. Tato střediska pomáhají univerzitám a výzkumným institucím prosazovat rozvoj vzdělávání a výzkumu v oblasti evropské integrace. Hlavní cíle sítě EDS jsou podpora debaty o Evropě a podpora programů pro vzdělávání v oblasti politik Společenství. První EDS začalo působit v roce 1963 a dnes je rozmístěno po celém světě více než 600 středisek, většinou při univerzitách, výzkumných institucích a národních knihovnách. Kolem 400 z nich působí v členských státech Společenství.

V minulosti Ústřední knihovna spolupracovala dále s Ústřední archivační a dokumentační službou (SCAD) a také s Informačním, výzkumným a dokumentačním střediskem Evropských společenství (CIRCE). Ani jedna z těchto dvou institucí dnes již v původní formě a významu neexistuje.

Projekt interinstitucionální knihovny

Plán na vybudování knihovny, která by spojovala fondy a služby všech institucí Evropské unie, byl diskutován po mnoho let. V roce 2003 byla dokončena studie o vytvoření interinstitucionální knihovny, jenž byla řízená Komisí ve spolupráci s Evropským parlamentem, Radou ministrů, Evropským ekonomickým a sociálním výborem a Výborem regionů a která vznikla za podnětu Generálního sekretariátu. Výsledky studie byly analyzovány Generálním sekretariátem. Poté, co všechny instituce odsouhlasily projekt, měla rokem 2006 počínaje začít přípravná fáze, která se měla týkat především způsobu vytvoření virtuální knihovny. Virtuální knihovna měla zpřístupnit online katalogy různých institucí. [European Commission. Central Library : activity report 2002, 2003]

Veškeré dohody jsou ale natolik složité, že zatím se na projektu nezačalo pracovat a ani do budoucna není nic jasné.

Ústřední knihovna jako Koordinátor interních a externích informačních sítí Evropské komise

Ústřední knihovna spolupracuje s dalšími informačními sítěmi Evropské komise. Působí jako vedoucí instituce a koordinátor sítě knihoven Evropské komise RéseauBIB a seskupení knihoven evropských institucí EUROLIB.

RéseauBIB

RéseauBIB je síť knihoven Evropské komise a generálních ředitelství. Kromě Ústřední knihovny v Bruselu, která této síti vévodí a řídí jí, a její pobočky v Lucemburku se do této kooperační sítě zapojuje více než 25 menších specializovaných knihoven a dokumentačních středisek.

Ústřední knihovna Komise nabízí v rámci svých stránek přístup do této sítě a zároveň tuto síť knihoven spravuje.

Většina dokumentů, které vlastní knihovny a dokumentační střediska sítě RéseauBIB, je zahrnuta v katalogu ECLAS. Přístup k dokumentům těchto institucí je hodně složitý. Tyto instituce byly zřízeny pouze pro potřeby zaměstnanců jednotlivých generálních ředitelství. V oblasti přístupnosti a návštěvnosti neexistuje žádná společná politika, každá knihovna i dokumentační středisko přistupují k tomuto problému jiným způsobem. Některé jsou veřejnosti zcela uzavřené, některé z nich nabízí omezený přístup pro veřejnost.

Seznam knihoven a dokumentačních středisek sítě RéseauBIB je přístupný pod názvem Docurama (celkový přehled o dokumentaci Společenství – Evropská komise) na stránkách Ústřední knihovny Evropské komise (http://ec.europa.eu/libraries/doc/docurama/dgs_en.htm).

Členové RéseauBIB:

• DG pro zemědělství a rozvoj venkova (knihovna / dokumentační středisko)
• DG pro rozpočet (dokumentační správní jednotka – U.A.D.)
• DG pro komunikaci (dokumentace)
• DG pro hospodářskou soutěž (informační jednotka)
• DG pro rozvoj (knihovna / dokumentace)
• DG pro hospodářství a finanční věci (knihovna / dokumentace; informace, publikace a hospodářská dokumentace)
• DG pro vzdělávání a kulturu (dokumentační středisko)
• DG pro zaměstnanost, sociální věci a rovné příležitosti (knihovna / dokumentace)
• DG pro dopravu a energii (knihovna)
• DG pro podniky a průmysl (dokumentační středisko)
• DG pro životní prostředí (informační středisko)
• DG pro vnější vztahy (knihovna / dokumentace)
• DG pro rybářství a námořní záležitosti (knihovna)
• DG pro zdraví a ochranu spotřebitele (knihovna / dokumentace)
• DG pro informační společnost a média (knihovna)
• DG pro vnitřní trh a služby (informační jednotka)
• DG pro spravedlnost, svobodu a bezpečnost (informace a komunikace)
• DG pro personál a administrativu (informační úřad)
• DG pro regionální politiku – Inforegion (knihovna / dokumentace)
• DG pro výzkum (knihovna)
• DG pro daně a cla
• DG pro obchod (archiv)
• DG pro překlady (příruční knihovny v Bruselu a v Lucemburku)
• DG pro tlumočení
• DG pro informatiku (Technická knihovna, Brusel / Technická knihovna, Lucemburk)
• Úřad pro spolupráci a rozvoj EuropeAid (knihovna / dokumentace)
• EUROSTAT (datový obchod v Bruselu)
• Humanitární pomoc – ECHO (knihovna / dokumentace)
• Útvar interního auditu (knihovna)
• Právní služba (knihovna)
• Generální sekretariát Evropské komise (Sekretariát publikací)

EUROLIB

EUROLIB je seskupení knihoven evropských institucí fungujících na základě dohody přijaté Resolucí na Generálním shromáždění, které se konalo 18. dubna 1997 v Dublinu. Toto setkání bylo již třinácté Generální shromáždění původně neformálního seskupení EUROLIB, které vzniklo z iniciativy Generálního sekretariátu Evropského parlamentu v červnu 1988.

Cíle EUROLIB směřují k podporování širšího vědomí o Evropě a jejích problémech. Knihovny evropských institucí mají možnost zasahovat do práce institucí, pod něž spadají a tím přispívají k plnění cílů EUROLIB. Toto seskupení knihoven usiluje o zlepšení profesionality zaměstnanců knihoven evropských institucí; podporuje rozvoj meziknihovních kontaktů všeho druhu, pracovní výměnné pobyty zaměstnanců apod. Snaží se pomáhat podílejícím se knihovnám k dosažení hospodárných investic do technologie, podporuje akvizici v rámci sítě a další partnerství přínosné pro komplexní bibliografickou kontrolu, knihovnu a služby dodávání dokumentů. Od roku 1998 EUROLIB rozvoj prezentuje svých stránkách (http://www.eurolibnet.eu/3/26/), které jsou také dostupné přes stránku Ústřední knihovny Komise. Prezentace na internetu slouží jako hlavní síťový prostředek podpory poslání seskupení. Na stránkách je k dispozici seznam členů EUROLIB, jejich knihovnické služby a je umožněn přímý přístup do jejich katalogů.

ECLAS – souborný katalog Evropské komise

Základní charakteristika katalogu ECLAS

Katalog ECLAS (European Comission Library Automated System) je katalogem Ústřední knihovny Evropské komise a zároveň souborným katalogem Evropské komise odkazujícím na fondy sítě knihoven, nazvané RéseauBIB.

Od počátku roku 1979 je dostupný v automatizované podobě. Obsahuje veškeré dokumenty od toho roku až do současnosti. Z období před automatizací lze v katalogu nalézt alespoň klíčové dokumenty. Část historických fondů má být ještě do katalogu zahrnuta.

Katalog ECLAS pokrývá oficiální publikace Unie a dokumenty mnoha mezivládních organizací, komerčních, akademických a vládních tisků a vybraných periodických článků. Lze zde nalézt materiály o evropské integraci, politických cílech a aktivitách institucí EU; materiály členských států EU (případně jejich institucí); právní a socioekonomické struktury nebo technické materiály nutné k práci jednotlivých oddělení Komise (od právní dokumentace po vědecké a technické výzkumné materiály). Obsahuje také odkazy na zdroje na internetu a na CD-ROMech. Aktualizace obsahu katalogu se provádí každý týden a ročně do katalogu přibyde kolem 7 000 nových záznamů. [Central Library of the European Commission. Help, 2006]

V současné době obsahuje katalog cca 370 000 kompletních katalogizačních záznamů z oblasti evropských záležitostí. Kolem dvaceti generálních ředitelství řídí a katalogizuje své vlastní fondy v katalogu ECLAS. Je nutné poznamenat, že katalog ECLAS poskytuje pouze bibliografické odkazy sbírek.

Od 1. března 1998 je katalog ECLAS volně dostupný veřejnosti přes internetový server EUROPA (http://ec.europa.eu/eclas/F) – na stránkách Ústřední knihovny Evropské komise. Jeho prezentace na serveru EUROPA byla od počátku velmi úspěšným krokem pro rozvoj katalogu a jeho služeb. Kladně bylo hodnoceno obsahové bohatství databáze a uživatelsky přívětivé vyhledávací metody. [European Commission. Central Library : activity report 1999]

Statistiky katalogu ECLAS

Ve výročních zprávách Ústřední knihovny Evropské komise se každý rok zveřejňují statistické informace katalogu ECLAS. Následující graf je uveden pro představu o práci a vytíženosti katalogu v jednotlivých měsících roku 2005 [2]. V grafu jsou rozlišeny interní (přímo v knihovně), externí (přes internet) a celkové výpůjčky. [European Commission. Central Library : activity report 2005]

Obr. č. 5 Využívání katalogu ECLAS za rok 2005 [převzato z: European Commission. Central Library : activity report 2005]

Pro číselné informace katalogu ECLAS je ještě připojena tabulka o množství jednotlivých druhů materiálů katalogizovaných v katalogu aktuálních k březnu 2006. [Central Library of the European Commission, 2006]

Tab. č. 1 Druhy materiálu v katalogu ECLAS (březen 2006)

Zbývající procento materiálů, které nejsou uvedené v tabulce, tvoří materiály vědeckých a komerčních nakladatelů.

Historické archivy Evropské komise (a unie)

Historické archivy jsou veřejnosti přístupné za podmínek stanovených nařízením Rady (ES, Euratom) 1700/2003 z 22. září 2003, které novelizovalo nařízení Rady (EHS, Euratom) 354/83, o otevření historických archivů veřejnosti. V obou nařízeních se pojednává o tom, že všechny orgány Evropského společenství mají za povinnost zřídit archivy svých dokumentů a tyto zpřístupňovat veřejnosti na základě těchto nařízení po uplynutí lhůty 30 let ode dne vytvoření dokumentu.

Některé dokumenty mohou být z výše uvedených pravidel vyňaty, jestliže výjimky omezující přístup k těmto dokumentům podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 jsou stále platné.

Historické archivy Evropské komise

Evropská komise provozuje svůj vlastní archiv v Bruselu. Soubory Komise umístěné v Historickém archivu pochází z generálních ředitelství, kabinetů a služeb. Soubory jsou přesouvány z ústředí Komise po ukončení jejich „aktivního“ správního života. V Archivu jsou pak rozděleny do jednotlivých souborů:

• Vysoký úřad ESUO (1952 – červen 1967)
• Komise EHS a Euratom (1958 – červen 1967)
• Komise Evropských společenství / Evropská komise (červenec 1967 – 2000)
• Speciální fondy dokumentů pocházející od dřívějších prezidentů, členů Komise a vysoce postavených úředníků.

Doplnění k těmto archivním fondům jsou další sbírky, které obsahují:

• Projevy (1952 – 2000): sbírky projevů členů a úředníků Evropské komise, evropských poslanců a dalších osobností;
• Studie: sbírky studií převzatých od služeb Evropské komise a uložené v Historických archivech.

Pro usnadnění vyhledávání Historické archivy udržují elektronickou databázi, která povoluje např. automatický tisk inventárních seznamů. Jedna ze samostatných aplikací této databáze, ARCHISplus, je online soupis dokumentů přístupný výzkumníkům.

ARCHISplus (z francouzského ARCHives HIStoriques) je bibliografická databáze Historických archivů Evropské komise. Obsahuje podrobné záznamy souborů a organizační strukturu evropských institucí od jejich začátků až do dnešního dne. Obsahuje pouze odkazy na dokumenty historických souborů, které jsou přístupné otevřené veřejnosti (na základě nařízení týkajících se archivů – třicetileté pravidlo). V současné době databáze obsahuje odkazy na soubory Vysokého úřadu ESUO, Poradního výboru ESUO a Výboru čtyř prezidentů, Euratomu EHS a Komise Evropských společenství z časového období od časných padesátých let do roku 1972. Databáze neobsahuje plné texty záznamů, souborů nebo dokumentů. Soubory, na které se odkazuje, jsou přístupné v Historických archivech Evropské komise nebo na mikrofiších v členských státech EU.

Soubory Evropské komise v Historických archivech Evropské unie ve Florencii

Soubory Komise umístěné v Historických archivech Evropské unie ve Florencii pochází z ústředí Komise a také z archivu umístěného v Bruselu. V Archivech EU lze v současnosti nalézt tyto soubory Evropské komise:

• Vysoký úřad ESUO (1952 – červen 1967)
  Dokumenty vztahující se k tomuto období zabírají 570 lineárních metrů (i s mikrofišemi). Patří sem záznamy Generálního sekretariátu Vysokého úřadu, Právních služeb, jednotlivých oddělení a pracovních skupin; zápisy ze schůzí, projevy, týdenní zprávy, interní struktury organizace, vztahy s dalšími institucemi, třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi; otázky dopravy uhlí a oceli; a čtyři metry záznamů z Poradního výboru ESUO (1953/57) – zápisy ze schůzí a pracovní dokumenty.
• Komise EHS a EURATOM (1958 – 1973)
  Dokumenty těchto Komisí zabírají 370 lineárních metrů a mikrofiše. V této části jsou zahrnuty soubory se zápisy ze schůzí Komisí EHS a EURATOM; správní a technické zprávy a poznámky; vztahy s třetími zeměmi (zvláště s Velkou Británií a USA) v atomových a volných obchodních záležitostech (období Dillona a Kennedyho); společné zemědělské, hospodářské a sociální politiky; vyjednávání členství Velké Británie, Dánska, Irska a Norska v rámci prvního rozšíření, dohody sdružení s EAMA [3]. [Historical archives of the European Union. Blue guide, 2004]

Dokumenty Vysokého úřadu ESUO a Komisí EHS a EURATOM tvoří základní soubory Evropské komise v Archivech ve Florencii. Tyto dva hlavní soubory doplňuje ještě databáze ARCHISplus a soubor Evropské ženy.

Evropský univerzitní institut ve Florencii

Univerzitní institut ve Florencii je specializovaná vysoká škola, která se zaměřuje na evropskou integraci, na historii, ekonomii, politické a sociální vědy a právo. (http://www.iue.it). Ke studiu jsou vybírání studenti, kteří se zajímají o evropská témata s výhledem na získání doktorátu. Institutu byla uložena povinnost ukládat a vytvářet přístup k originálním dokumentům, které byly posílány do Institutu archivními službami jednotlivých institucí.

Historické archivy Evropské unie, spravované Univerzitním institutem ve Florencii, byly vytvořeny v roce 1986 a mají za úkol získávat, uchovávat a zpřístupňovat veřejnosti archivní dokumenty, které jsou starší více než 30 let a zároveň pocházejí z institucí ESUO, Evropského hospodářského společenství a EURATOMu (Vysoký úřad a Evropská komise, Rada ministrů, Hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr). V současnosti o začlenění dokumentů do Archivů usiluje také Evropský soudní dvůr, jeho dokumenty jsou již přesouvány do Florencie. Historické archivy se rovněž zajímají o přijímání vkladů a osobních sbírek významných osobností, hnutí nebo mezinárodních organizací, které hrají důležitou roli ve výstavbě Evropy.

Vzhledem ke kvalitě archivních materiálů uchovávaných ve Florencii se staly Historické archivy důležitým výzkumných střediskem pro historii evropské integrace. Rozličné archivní fondy vykreslují zásadní roli, kterou hrají instituce v politice Společenství, ale také pozici členských států ve společném vyjednávání nebo aktivitách pro-evropských nátlakových skupin. [Historical archives of the European Union. Blue guide, 2004]

Závěr

S postupným přijímáním nových členských států do Evropské unie se rozšiřují i služby Ústřední knihovny Evropské komise. Knihovna se musí neustále přizpůsobovat – rozšiřovat své fondy a služby i pro nové členské státy a jejich zástupce, přičemž nesmí zanedbávat své další funkce. Knihovna musí v současné době čelit mnoha úkolům, ať už jde o pokračující evropskou integraci na straně jedné, nebo neustálý rozvoj informačních technologií a stupňující se informatizaci společnosti na straně druhé. Dnes vzhlížíme k budoucnosti Knihovny se střízlivým optimismem. Čas ukáže, zda je takový postoj na místě.