Od 1. ledna 2009 sledují a evidují obecní, městské a krajské knihovny i NK ČR své služby a činnosti nově. Protože některé změny jsou poměrně radikální a domnívám se, že důvody pro ně obecně platné, pokusím se ty stěžejní níže popsat a zdůvodnit.

Proč k tomu došlo? Velmi zjednodušeně řečeno, služby knihoven a jejich uživatelé se změnily natolik, že dosavadní způsob statistické evidence neposkytoval ani zdaleka údaje, které management na všech úrovních řízení knihoven naléhavě potřebuje.

Změnily se služby knihoven, jejich druhy, charakter i formy, v návaznosti na to se změnily způsoby využívání služeb a tím se změnil i tradiční typ (charakter) uživatele a návštěvníka knihovny. Knihovny již nenavštěvují pouze čtenáři v původním smyslu slova, ale i zájemci o další, především nové služby. Ve stále větším počtu je navštěvují i ti, kteří využívají i nejrůznější elektronické zdroje a internet přímo v knihovně. Zájem veřejnosti o knihovny již nereprezentuje pouze počet registrovaných čtenářů, ale celkový počet návštěvníků. Přitom v této oblasti již několik let zaznamenáváme nejen pokles registrovaných čtenářů, ale i pozvolný pokles počtu návštěvníků. S nástupem využívání ICT v knihovnách a jejich službách roste paralelně počet těch osob, které navštíví webovou stránku knihovny, hledají v online katalogu či si „na dálku“ objednají knihu nebo jiný dokument, prodlouží výpůjčku, vyhledají a získají potřebnou informaci, přesto nemusí knihovnu osobně (tj. fyzicky) navštívit. Jinak řečeno – roste počet „virtuálních“ návštěv, „virtuálních“ návštěvníků, těch lidí, kteří využijí nových možností, které jim knihovny nabízejí, aniž by do knihovny museli fyzicky dojít. Nelze tedy mluvit o tom, že zájem o knihovnicko-informační služby klesá, klesá-li počet fyzických návštěvníků, nýbrž o tom, že se mění způsob, jak navštívit knihovnu, a způsob, jak si nějakou službu knihovny obstarat. Mění se nejen formy knihovnami poskytovaných knihovnických a informačních služeb, ale i způsoby, jak je zájemci využívají. Jak budeme takový vývoj sledovat a měřit, abychom jej mohli i hodnotit?

Vedle stále se rozšiřující elektronizace, digitalizace a počtu druhů online služeb se v těchto knihovnách rozvíjejí a na objemu nabývají zdánlivě opačné funkce – komunitní, vzdělávací a relaxační. I tak jsou dotčené knihovny veřejností vnímány – jako místa vzdělávání, relaxace a vzájemného setkávání lidí. A ani návštěvnost těchto aktivit nebyla úplně a jednotně evidována a statisticky vykazována.

Elektronické služby na dálku, vzdálení uživatelé, komunitní aktivity, vzdělávací i relaxační funkce představují realitu, kterou dosud oficiální statistika postihovala jen nedostatečně, nebo vůbec ne. Navíc se vývoj netýká jen velkých knihoven, ale bleskově se rozšiřuje i v knihovnách obecních. Proto byla na jaře roku 2007 ustavena pracovní skupina [1], která měla stav statistického výkaznictví sladit s realitou knihoven. Pracovní skupina definovala, co je třeba sledovat, jakým způsobem, s využitím jakých nástrojů. 

Vznikl návrh na statistický výkaz obsahující nové údaje, které již respektují současný stav knihoven, knihovnických a informačních služeb, způsoby jejich užívání a typy návštěv knihoven. Přináší nové pojetí kategorie uživatel knihovny, respektuje nejrozšířenější druhy a formy elektronických služeb s ohledem na jejich současnou podobu, ba klade si za cíl být využitelným i v blízké budoucnosti. I v oblasti elektronických služeb usiluje o soulad mezi realitou a normou ISO [2].

Zároveň se zpracováním nových oblastí došlo i k úpravám definic již vykazovaných jevů s cílem sjednotit jejich obsah, zvýšit tím jejich vypovídací hodnotu a použitelnost. Poté prošel návrh dvěma připomínkovými koly, aby jej před dalšími kroky posoudil širší okruh knihovníků.

Po jednání s NIPOS [3], oficiálním garantem statistiky rezortu kultury, zpracovala skupina návrh výkazu Kult(MK) 12-01 [4], návrh Deníku veřejné knihovny na rok 2009 a 2010 [5] a co je důležité - jeho metodickou část: Definice, Pokyny pro vyplňování Deníku a Pokyny k vyplňování výkazu. Tyto návrhy byly předány NIPOS, který je jako garant statistiky kultury použil při oficiálních schvalovacích cestách.

K podrobnějšímu vysvětlení k jakým změnám došlo, k popisu, co nově sledujeme, evidujeme, vykazujeme a jak, dobře poslouží struktura Návrhu výkazu Kult(MK) 12-01 [6].

Při popisu jednotlivých oddílů (vykazovaných okruhů činnosti a stavu knihoven) použiji pro názornost výřezů z návrhu, včetně číselného označení řádků).

Navržený formulář obsahuje devět oddílů:

I. Knihovní fond

II. Uživatelé

III. Výpůjčky

IV. Další údaje

V. Elektronické služby

VI. Zaměstnanci

VII. Příjmy, resp. výnosy

VIII. Výdaje, resp. náklady

IX. Síť knihoven k 31.12. 2009

Všechny stávající „knihovnické“ oddíly byly pozměněny (I. Knihovní fond) nebo drobně doplněny (III. Výpůjčky a IV. Další údaje). K zásadní změně, tj. rozšíření o další položky, došlo v oddílu II. Uživatelé (z původního oddílu Čtenáři) a jeden oddíl byl zaveden zcela nově, byť některé údaje již byly sledovány v předešlých letech, a to oddíl V. Elektronické služby.

Pro potřeby této informace ponechávám zcela stranou oddíly IX. Síť knihoven, VI. Zaměstnanci i oddíly VII. a VIII., které sice také prošly významnou změnou, ta se ale dotýkala údajů o hospodaření. Jejich změny navrhovaly NIPOS a ČSÚ a pracovní skupina knihovníků do této oblasti nezasahovala, pouze se s vydatnou pomocí ekonomů několika knihoven pokusila o opatření oddílů metodickými pokyny pro jejich vyplnění.

Oddíl I. Knihovní fond

Obr. 1: Knihovní fond

Oddíl byl změněn jen zcela nepatrně, a to ve smyslu zpřesnění vykazování počtu docházejících periodik. V úsilí o sjednocení byl pozměněn pokyn pro klasifikaci periodik, která jsou vřazována do knihovního fondu (v momentě zápisu periodika do stavu knihovního, při přidělení přírůstkového čísla). Pro příště všechna periodika, pokud knihovna nevede zvláštní řadu tohoto druhu dokumentu, budou vřazována do kategorie „naučná literatura.“

Oddíl II. Uživatelé

Obr. 2: Uživatelé

Oddíl II představuje jednu ze dvou podstatných změn. Je to vlastně přejmenovaný a podstatně změněný původní oddíl Čtenáři. Protože obsahuje mnohem více informací při respektování nové reality, je přejmenován na Uživatele s tím, že označení představuje širší kategorii, než tomu bylo dosud.

Tradičním údajům o počtu registrovaných uživatelů (tj. čtenářů), jsou věnovány první dva řádky (ř. 0201 a 0202).

Další sledovaný údaj - Návštěvníci celkem (ř. 0203) - bude obsahovat údaj o počtu všech návštěv knihovny. Představuje součet návštěvníků fyzických (ř. 0204), tzn. těch, kteří do knihovny skutečně přijdou, a počet návštěvníků „virtuálních“ (návštěvníků online služeb - ř. 0208), tzn. těch, kteří do knihovny nepřijdou, ale vyřídí si svůj požadavek online (využijí elektronickou službu knihovny). Oba údaje jsou ještě dál podrobněji sledovány a vykazovány. Počet fyzických návštěvníků (ř. 0204 Návštěvníci knihovny (Fyzické návštěvy)) představuje součet návštěvníků půjčoven a studoven (evidují se pouze v podkladové evidenci a Deníku knihovny), návštěvníků, kteří využijí internet přímo v knihovně (ř. 0205), návštěvníků kulturních akcí (ř. 0206) a návštěvníků (účastníků) vzdělávacích akcí pro veřejnost (ř. 0207). Tak je zajištěno pokračování v dosavadním dlouholetém sledování počtu návštěvníků knihoven.

Návštěvníci online služeb (ř. 0208) jsou pak součtem vstupů (virtuálních návštěv) do elektronického katalogu knihovny, elektronického výpůjčního protokolu a do elektronických informačních zdrojů a databází z prostoru mimo knihovnu (tyto údaje převezmou knihovníci z oddílu V. Elektronické služby).

Jakkoliv se tento oddíl může jevit vykonstruovaný, je jím vyjádřen zájem o všechny služby knihoven, jejichž významnou část představují právě služby elektronické a jejich využívání i „z prostoru mimo knihovnu“. A protože elektronické služby je nutné udržovat, soustavně aktualizovat atd., tzn. věnovat na ně finanční prostředky, je třeba i doložit, jak jsou žádány a využívány. Věříme, že mnozí, pokud ještě nesledovali tyto statistiky nebo je neporovnávali s počtem fyzických návštěvníků knihovny, budou velmi mile překvapeni. A hlavně, budou mít doložitelný argument pro financování jejich dalšího rozvoje.

Oddíl III. Výpůjčky

Obr. 3: Výpůjčky

Výpůjčky se evidují a vykazují podle jednotlivých druhů dokumentů, přičemž je třeba mít na paměti, že každá výpůjčka může mít tři formy: absenční, prolongaci a prezenční výpůjčku. Všechny tyto formy mají z hlediska statistického stejnou hodnotu. To znamená, že v řádcích pro uvedení počtu výpůjček jednotlivých druhů dokumentů (ř. 0302 až 0315) budou uvedeny součty výpůjček vždy všech tří forem celkem. V řádku 0301 pod názvem Výpůjčky celkem se uvádí jejich celkový součet.

Pouze výpůjčkám knih byly vyhrazeny čtyři řádky, aby bylo možné sledovat alespoň výpůjčky dvěma základním kategoriím uživatelů „veřejných“ knihoven, totiž dospělým a dětem, a to vždy ve dvou okruzích obsahových. Je to dáno tradicí i funkcí knihoven obcí a měst, totiž věnovat pozornost dětem.

Výpůjčky periodik, ať již vázaných nebo neukončených, jsou nově vykazovány v samostatném řádku (ř. 0306) jako svébytný druh dokumentu.

Důležitou změnou, týkající se i dalších veřejných knihoven [7], jsou nově zavedené řádky 0316 Prezenční výpůjčky a 0317 Prolongace. Jsou nezbytné pro výpočet částky, kterou musí NK ČR [8] uhradit jako odměnu za půjčování předmětů ochrany [9] kolektivnímu správci autorských práv za výpůjčky všech knihoven registrovaných u MK ČR [10].

Prezenční výpůjčky (i prolongace) vykazují všechny veřejné knihovny, pokud je realizují a evidují. Proto je nezbytné, aby údaje o nich byly k dispozici NK i z jiných „sítí“ knihoven i z knihoven, které nelze jednoznačně přiřadit do některé ze sítí (skupin) knihoven [11].

Oddíl IV. Další údaje

Obr. 4: Další údaje

Oddíl zůstal téměř beze změn. Zachycuje v původní šíři vykazování meziknihovních výpůjčních služeb, vydavatelskou činnost, základní údaje o vybavenosti (studijní místa, počítače, internet i plochu pro uživatele a počet hodin pro veřejnost). Přibyly pouze dva řádky, které zachycují aktivity vykazující knihovny vůči dalším knihovnám, totiž poradenskou a konzultační činnost a vzdělávání knihovníků z jiných knihoven. Nově zavedené řádky rozšiřují jednak informace výkazu o vybrané aktivity z okruhu RF [12], jednak dávají příležitost i těm knihovnám, které takové činnosti vyvíjejí a přitom regionální funkce neplní. Zároveň všechny knihovny jasně rozliší, zda a nakolik jsou vzdělávací akce určeny veřejnosti nebo knihovníkům a jejich provozovatelům. Proto uvádím jen upravenou část oddílu, kde je z textové části patrné, co budou obsahovat jednotlivé nové řádky.

Oddíl V. Elektronické služby knihovny

Obr. 5: Elektronické služby

Oddíl je zcela nově zaveden. Vyvolává mnohé otázky a diskuze a počítá se s tím, že zpočátku bude úplně vyplňován pouze většími knihovnami, které takové služby již poskytují a budou je i evidovat (od knihoven v okresních městech výše). Na druhé straně ale vyplnění údaje o počtu návštěv webové stránky [13] nebo o počtu vstupů do OPAC z prostoru mimo knihovnu není již nyní problémem ani pro celou řadu knihoven obecních s „dobrovolným“ knihovníkem.

Oddíl v sobě slučuje již vykazované údaje, které byly umístěny v různých oddílech nebo jen volně ve formuláři, a údaje nové, dosud nevykazované.

Hned první řádky oddílu (ř. 0501 a 0502) ve výkaze Kult(MK) 12-01 již figurovaly a nebyl problém je vyplnit. Stejně tak řádek 0503 figuruje již ve výkaze za rok 2007 a obsahuje údaj o počtu návštěv webové stránky za vykazované období, přebíraný z „počitadla“ umístěného na webu vykazující knihovny Pro výběr nástroje ke sledování návštěvnosti webu knihoven je zpracováno doporučení, které naleznete na webové stránce Knihovnického institutu NK ČR [14].

Řádky 0504 až 0513 jsou řádky zcela nové a obsahují údaje o elektronických službách a zdrojích. Vyplňují je knihovny, které elektronické služby poskytují, a to jak přímo v knihovně, tak i prostřednictvím internetu. Jsou jimi tři základní služby, jejichž užití měříme tzv. vstupy, a totiž vstupy do OPACu, vstupy do výpůjčního systému knihovny (objednávky, prodloužení aj.) a vstupy (využívání) do elektronických databází a zdrojů, ať již vlastních či licencovaných. Takové služby jsou využívány z hlediska prostorového dvěma základními způsoby, přímo v knihovně nebo na dálku, pro potřeby statistiky „z prostoru knihovny“ a „z prostoru mimo knihovnu“. Jsou-li využívány „z prostoru mimo knihovnu“, představují zároveň tzv. virtuální návštěvy (údaje z řádků 0505, 0507, 0511) [15]. Vstupy do OPACu, výpůjčního protokolu a vstupy do elektronických databází a informačních zdrojů z prostoru mimo knihovnu (ř. 0505, 0507 0511) sečteme a jako virtuální návštěvy, resp. návštěvníky online služeb uvedeme znovu v oddíle II. Uživatelé do ř. 0208. Tak naplníme model „Návštěvníci knihovny,“ jimiž jsou jak fyzické osoby, tak virtuální návštěvy, a který vyjadřuje celkovou míru zájmu uživatelů.

Informace o počtech specializovaných elektronických databází, které knihovna buduje, a o počtu licencovaných elektronických zdrojů, které pro své uživatele zajišťuje, budou uváděny v řádcích 0508 a 0509.

Nově je sledován i údaj počtu zobrazených (stažených) digitálních dokumentů.

Poslední údaj z této skupiny údajů, v ř. 0513, představuje údaj o počtu elektronicky realizovaných informačních služeb. Je to jediný údaj z oddílu, který vyjadřuje objem služby, při které vždy asistuje knihovník, resp. zpracovává nebo zprostředkovává odpověď na konkrétní otázku, objednanou informaci apod., avšak s využitím ICT. Ostatní elektronické služby jsou samozřejmě „samoobslužné“.

Kvůli správnému a jednotnému evidování a vykazování tohoto oddílu je věnována zvláštní pozornost jak definicím, tak pokynům pro vyplňování Deníku, resp. vedení průběžné podkladové evidence [16].

Oddíl elektronické služby si vyžádal i změny v nastavení či celé doplňky k užívaným automatizovaným knihovním systémům. Dodavatelé je připravili, instalovali a knihovníky buď přímo proškolili, nebo příslušné změny dostatečně vysvětlili jinou cestou. Za to jim patří uznání.

Ačkoliv jsem v úvodu vyloučila z výkladu oddíly o hospodaření, nelze obejít malou, ale svým významem důležitou novinku. V oddíle Výdaje (náklady) léta knihovny sledovaly údaj o výdajích (nákladech) na knihovní, resp. knižní fondy. Vzhledem k dosavadní nejednotnosti obsahu vykazované částky i vzrůstajícím nákladům na nové zdroje bude od roku 2009 údaj vykazován tak, aby o složení jeho obsahu nebyly pochyby: v součtovém řádku (0808 [17]) bude uvedena částka „Náklady na pořízení knihovního fondu celkem (včetně periodik a pořízení licencí na elektronické zdroje)“, z toho bude vyčleněna částka na „nákup a předplatné periodik“ (ř.0809) a částka na „nákup a pořízení licencí na elektronické zdroje“ (ř.0810).

Během celého kalendářního roku jsou každou vykazující knihovnou vedeny statistiky, resp. evidence, které slouží jako zdroj údajů pro vyplnění ročního výkazu [18].

Z jakých podkladových evidencí budou údaje do Ročního výkazu o knihovně přejímány?

Budou jimi přírůstkové a úbytkové seznamy, evidence registrovaných uživatelů, evidence fyzických návštěvníků, výpůjční protokoly – ať již v papírové nebo elektronické podobě – statistiky z automatizovaných knihovních systémů, bází dat, webových stránek, elektronické brány s počitadly návštěvníků, výkaz zisku a ztráty a velmi důležitý, neboť soustřeďující informace o různých oblastech služeb a aktivit knihovny, Deník veřejné knihovny na rok … Pracovní skupina navrhla i změnu Deníku tak, aby obsahoval potřebné údaje pro nově navrhovaný statistický výkaz.

Deník má šest oddílů tabulek a obsáhlou metodickou část s Definicemi a Pokyny pro vyplňování Deníku a Pokyny pro vyplňování výkazu. Tabulková část má VI oddílů:

I. Uživatelé

II. Služby uživatelům - výpůjčky

III. Elektronické služby

IV. MVS, vydavatelská činnost

V. Kulturní a vzdělávací akce pro veřejnost

VI. Aktivity pro knihovny a provozovatele, regionální funkce (výběr)

První dva oddíly jsou vyplňovány za všechny dny, po které je knihovna přístupna veřejnosti. Oddíl III. lze vyplňovat po měsíci nebo i delších časových intervalech. Poslední tři oddíly pak podle potřeby, resp. uskutečněných akcí.

Aby to vše fungovalo, museli být knihovníci se změnami včas seznámeni, změny řádně zdůvodněny a vysvětleny. V krajích proběhly semináře a školení pro profesionální pracovníky knihoven. Nyní nastal proces průběžné statistické evidence a současně i dlouhodobého úsilí metodiků krajských knihoven, pověřených knihoven, ale i pracovníků zodpovědných za statistiku uvnitř knihoven samotných. Vedle seminářů a porad byly uskutečněny instruktáže a individuální konzultace a instruktáže, které budou pokračovat i v průběhu dalších měsíců. Již první, seznamovací fáze, totiž semináře, přinesly řadu dalších dotazů, námětů a bodů k řešení. A problémy se netýkaly jen statistických „novinek“, ale i jevů, které jsou sledovány a evidovány již desítky let.

Dopracovali jsme se k otázkám, které s sebou práce na inovaci knihovnické statistiky přinesly, ale které budou muset řešit specialisté. Dalším problémem, na který jsme během příprav naráželi, je i nejednotnost v užívané terminologii, mnohdy i absence termínů či definic nejrůznějších jevů, s nimiž se v moderních knihovnách setkáváme.

V tomto momentě je důležité, že od 1. 1. 2009 jsou vedeny podkladové evidence pro statistiku tak, aby výkaz Kult(MK) 12-01 za rok 2009 bylo čím vyplnit, vyplnit správně a jednotně.

První rok bude v 2. polovině r. 2010 vyhodnocen, budou pojmenovány problémy a statistická evidence bude dále vylaďována.

Všem, kteří se evidencí a statistikou zabývají a mají zájem o další, podrobnější informace, chci nabídnout konzultaci i odkázat je na nově vymezený prostor pro statistiku ve „veřejných“ knihovnách na webu KI NK ČR [19]. Tam je také k dispozici ke stažení Deník knihovny, základní obsah seminářů (ve formě prezentace) a další informace.