Pobočka České informační společnosti při Státním ústředním archivu v Praze uspořádala dne 20. října diskusní fórum „Výpočetní technika v archivnictví". Podobná akce se konala poprvé a zúčastnilo se jí okolo třiceti členů pobočky ČIS i dalších zájemců z různých archivů ČR a archivní správy Ministerstva vnitra ČR jako instančně nejvyšší pracoviště u nás.

V archivech se, na rozdíl od knihoven, s výpočetní technikou teprve začíná, i když se o tomto tématu hodně a dlouho mluví. Komplexní informační systém pro archivy neexistuje a nedostatek prostředků podvazuje i dosavadní pokusy s výpočetní technikou. Bylo konstatováno, že vybavenost archivů výpočetní technikou je velmi rozdílná: v síti státních archivů se v posledních letech podařilo mnoho ve státních okresních archivech (SOkA), které se díky napojení na okresní úřady vybavily technikou a mají v drtivé většině i počítačovou síť (zpravidla Novell). Státní oblastní archivy (SOA), které působí v bývalých krajích, a Státní ústřední archiv (SÚA) v Praze jsou v tomto ohledu o poznání hůře, protože jejich rozpočty jsou součástí rozpočtu ministerstva vnitra.

Metodika popisu archivního materiálu v bázích dat je sestavována podle pravidel, která si každý archiv vytváří sám na základě platných zastaralých metodik (většinou z 60. až 70. let). Tím dochází k odlišnostem mezi jednotlivými archivy, což bude stěžovat možnosti výměny dat.

Na nutnosti sjednotit alespoň v základních rysech metodiku popisu archiválií se shodli všichni zúčastnění. Jistou oporou mohou být Všeobecné mezinárodní standardy archivního popisu ISAD(g) a Mezinárodní standardy záznamu archivních autorit pro společnosti (korporace), osoby a rodiny ISAAR(CPF), jejichž pracovní překlad pořízený pořadateli diskusního fóra obdrželi jeho účastníci na disketě a byli s ním na místě seznámeni.

Tyto normy, přijaté Mezinárodní archivní radou, mají sjednotit v celosvětovém měřítku způsoby zpracování archiválií, resp. archivních fondů a sbírek - ISAD(g) a způsoby tvorby hesel - ISAAR(CPF). Vycházejí z některých metod používaných již dlouhou dobu v knihovnictví: úrovňový popis a snaha o přesné definice popisných polí.

Přes konstatování, že standardy vycházejí z anglosaského pojetí archivnictví, které nelze na naše poměry přenášet, se diskutující účastníci fóra shodli, že princip úrovní (hierarchický popis archivního fondu od všeobecného k detailnímu) je nutné začít používat.

Další část setkání byla věnována digitalizaci archiválií. I když v činnosti archivů nepředstavuje hlavní problém, jde o frekventované téma. Se zkušenostmi při využití programu Hyparchiv seznámil Mgr. P. Kolín ze SOkA Liberec http://falco.vslib.cz/~kestrel/soka/uvod_cz.html. Zástupce archivní správy ing. O. Macek potom vysvětlil příčiny a postup při tvorbě metodiky pro digitalizaci archiválií. Touto směrnicí, kterou by se měly řídit státní archivy, jsou určeny výměnné formáty snímaných dokumentů (nekomprimovaný .tiff) a hodnoty (rozlišení, barevná hloubka) pro jednotlivé druhy dokumentů/nosičů záznamu.

Závěr diskusního fóra patřil ukázkám řešení prezentace archivů na Internetu. Pouze několik archivů v ČR (SOkA Příbram, SOkA Liberec, SOkA Pardubice) se této činnosti komplexněji věnuje. Na příkladech vyhledávacích systémů Národního archivu USA, Národního australského archivu a Německého spolkového archivu byly předvedeny metody zpřístupnění informací o archiváliích.

I když první diskusní fórum nemohlo odpovědět na všechny otázky, umožnilo vzájemný kontakt lidí řešících obdobné problémy a je velmi pravděpodobné, že tato akce nebyla poslední.