Profesorka Barbara B. Moranová (University of North Carolina at Chapel Hill, School of Information and Library Science) připravila v rámci svého hostování na Ústavu informačních studií a knihovnictví FF UK přednášku A Case Study of the Reorganization of the Libraries at Oxford University. Následující text je shrnutím poznatků prezentovaných v této přednášce.

V současné době změn se i vysokoškolské knihovny snaží přizpůsobit a hledat cesty, kterými by mohly splňovat nároky dnešní doby. Tyto změny se týkají typu řízení, nových pracovních pozic a otázky, zda být spíše informačním centrem nebo veřejnou knihovnou. Dalšími důvody těchto změn je nižší rozpočet, automatizace, jiné nároky uživatelů knihoven a nárůst využívání dokumentů v digitální podobě.

Knihovní systém v Oxfordu je velmi starý. Největší a nejznámější knihovna, Bodleian Library, oslavila v září 2002 400. výročí svého založení. Pozornost prof. Moranové se zaměřila na proces integrace a reorganizace této a dalších knihoven, který započal před devíti lety, v roce 1997. Prof. Moranová za tímto účelem navštívila Oxford šestkrát; mluvila nejen s hlavními „hráči“ reorganizace, ale i se zaměstnanci o jejich pohledu na změny a také na nového ředitele knihovních služeb univerzity (Director of University Library Services and Bodley’s Librarian) Rega Carra, který přišel do Oxfordu v roce 1997 z univerzity v Leedsu a jehož úkolem bylo provést počáteční změny systému. Právě on dovolil prof. Moranové studovat tento proces a díky němu se dostala i k interním dokumentům, jako byly např. zápisy z porad.

Proč změny?

Celý knihovní systém Oxfordské univerzity před reorganizací čítal přes 100 nezávislých knihoven, které nabízely nejrůznější služby svým uživatelům - studentům jednotlivých fakult. Protože každá knihovna působila nezávisle na ostatních, docházelo k multiplicitám v akvizici i službách. Dalšími důvody pro změnu byl nedostatek místa, nákladný provoz některých malých knihoven, potřeba celouniverzitních služeb (např. uchovávání dokumentů, vzdělávání zaměstnanců nebo zavádění informačních technologií) a také snaha univerzity samotné udržet krok s vývojem.

Potřeba změny byla patrná již v roce 1966, proces změn však spustila až Kennyho zpráva z roku 1995. Základní otázkou bylo: jak spojit do jednoho systému knihovny s dlouholetou historií a tradicí? Prvním krokem byla volba jednotného katalogizačního systému (OLIS) pro Bodleyovskou knihovnu a její součásti, fakultní knihovny a Ashmoleovskou a Tayloreovskou knihovnu; následovalo přejmenování časopisu Bodleian Library Staff Newsletter na Oxford University Staff Newsletter a později na Outline. V roce 2000 akademický senát (Congregation) schválil návrh knihovního výboru na integraci knihoven, která formálně začala na podzim 2000, kdy byl knihovní výbor nahrazen správci univerzitních knihoven. Personální aspekt Vážným problémem byl personální aspekt celého procesu integrace. Obtížná byla komunikace se zaměstnanci a problémem také byla organizační liknavost na straně univerzity i na straně knihoven. Stály proti sobě Bodleyovská knihovna a ostatní knihovny, přičemž Bodleyovská knihovna byla zvýhodněna kvůli své prestiži a velikosti. Všeobecnou překážkou byla také neochota zaměstnanců podílet se na změnách. Jedním z důvodů tohoto stavu bylo, že většina zaměstnanců byla místních (asi 95 %), nikde jinde nepracovali, znali pouze zaběhnutý systém s dlouholetou historií a tradicí a byli loajální vůči vlastní dílčí knihovně. Nový ředitel Reg Carr měl nelehkou pozici, protože přišel z jiné univerzity (v Leedsu) a používal odlišné způsoby řízení, než na jaké byli zaměstnanci zvyklí. Byl nazýván „invisible director" (neviditelný ředitel), protože ho nebylo vidět pohybovat se v knihovnách ani v univerzitní kantýně. Navíc řídil knihovní služby univerzity i integrační proces, mnohokrát jako prezident Research Library Group cestoval do USA a byl často kritizován, že není vědec, že je z jiné univerzity a že jeho řízení je až příliš moderní. Používal jiné termíny, než na které byli zaměstnanci zvyklí, např. „uživatelé“ místo „čtenáři“, „lidské zdroje“ místo „zaměstnanci“. Neměl také čas se seznámit s celým systémem knihoven a se zaměstnanci. Přestože R. Carr o těchto problémech věděl, obtížný úkol spočívající v tříletém procesu reorganizace a integrace chtěl splnit. Měření úspěšnosti integrace Je těžké hodnotit výsledky integračního procesu, během něhož došlo ke snížení rozpočtu pro celou univerzitu a k dalším problémům - např. napoprvé se nepodařilo spustit automatizovaný systém. Pro získání financí vznikl Visitor’s Centre Plan pro vytvoření The Oxford Theme Park, což se setkalo s kritikou, která odváděla pozornost od integračního procesu. Z důvodu nedostatku místa v centru Oxfordu byly některé knihovny nuceny stěhovat se na okraj města. Zpráva posudkového výboru z roku 2003 ukázala, že se zlepšily služby pro uživatele jednotného knihovnického systému, knihovny se otevřely pro uživatele o nedělích ve zkouškovém období a sjednotily se karty pro kopírování (jednu kartu je možno používat v celém systému knihoven). Dále byla uvítána možnost zasílat požadavky prostřednictvím automatizovaného knihovního systému a rozšířil se přístup k elektronickým zdrojům. Jak již bylo výše řečeno, pro zaměsnance bylo obtížné probíhající proces reorganizace a integrace akceptovat. Nižší počet zaměstnanců znamená více práce. Řada klíčových zaměstnanců odešla do důchodu nebo na jiné pracovní pozice. Poslední návštěva Prof. Moranová byla po poslední návštěvě Oxfordu optimistická. Napětí mezi ředitelem a zaměstnanci se snížilo, zaměstnanci byli více flexibilní ve svých povinnostech, do jednotného systému se připojily další knihovny, během následujících let se připojí další a také byla zahájena diskuze o přejmenování systému The Bodleian Oxford University Library System. Závěr Na závěr přednášky proběhla diskuze, ve které ředitel Městské knihovny v Praze, RNDr. Tomáš Řehák, poznamenal, že pro proces změn by bylo lepší, kdyby byly rozděleny funkce ředitele knihovních služeb a ředitele procesu plánovaných změn. Použitá literatura: MORAN, Barbara. A Case Study of the Reorganization of the Libraries at Oxford University : [prezentace] [online]. 2006 [cit. 2006-03-22]. Dostupný z WWW: <http://uisk.ff.cuni.cz/dwn/1003/1624_oxfordreorganizaton.ppt>.