Před několika lety na konferenci Knihovny současnosti kritizovala dr. Bohdana Stoklasová, tehdy vedoucí odboru zpracování fondů Národní knihovny, stav "plýtvání v nedostatku", tj. situaci, kdy desítky českých knihoven nezávisle na sobě katalogizují tutéž knihu, namísto toho, aby převzaly již vytvořený záznam a doplnily jej svými lokačními údaji (jak je to běžné např. ve Spojených státech amerických).

V ústřední knihovně Pedagogické fakulty Univerzity J. E. Purkyně v Ústí nad Labem byl pro automatizaci knihovnických procesů vybrán systém TINLIB (nyní T-series), od května 1994 jsou v něm zpracovávány nové přírůstky, v roce 1997 bylo započato s retrokatalogizací nejfrekventovanější části fondu. Od roku 1997 je katalog zveřejňován na Internetu v rámci Souborného katalogu UJEP.

S přihlédnutím k množství svazků, které je nutno retrokatalogizovat (vedle zpracování běžného přírůstku) se nám jevila jako nejvhodnější metoda přebírání bibliografických záznamů z jiných knihoven (nejlépe s obdobným tematickým profilem fondu) používajících týž knihovnický software. To samozřejmě vyžaduje dohodnout se s jinou knihovnou, která je ochotna své záznamy zpřístupnit (a popř. nemá obavy, že v nich najdeme chyby), a mít také záznamy vlastní, které lze recipročně nabídnout. Dále jsou nezbytné i technické předpoklady pro přenos a přebírání záznamů. Proto jsme k tomu nemohli přistoupit hned, i když jsme vedli několik jednání. Využili jsme posléze toho, že na podzim 1998 Ústav výpočetní techniky UK (český distributor T-series) vyvinul nový rys - profil pro download záznamů, který umožňuje uživatelsky přívětivé přejímání záznamů z jiných katalogů. Na jaře 1999 pak na svém serveru umístil databázi České národní bibliografie (záznamy knih z let 1945-1999, překonvertované do T-series). Tato databáze má být aktualizována v měsíčních intervalech a je volně přístupná pro knihovny, které jsou odběrateli CD-ROM České národní bibliografie. (Bližší viz v příspěvku J. Pavlíka v loňském 9. čísle.) Proto jsme se rozhodli využívat tuto databázi České národní bibliografie (místo výměny záznamů s konkrétní knihovnou).

Pro realizaci jsme využili prostředků z grantu Fondu rozvoje vysokých škol, projekt Racionalizace elektronické katalogizace (ev. č. 1571/1999). Byl navržen a ověřen konkrétní postup pro přejímání bibliografických záznamů a pro úpravu jednotlivých údajů záznamu (řídili jsme se i zkušenostmi dr. Hájkové ze Státní vědecké knihovny v Českých Budějovicích). Museli jsme si přesně stanovit, které údaje se upravují, kontrolují podle našich souborů autorit, které údaje je nutno doplňovat, modifikovat. Za čtyři měsíce jsme z databáze České národní bibliografie převzali (downloadovali a upravili) 687 záznamů (z toho 436 titulů nových přírůstků, 251 titulů starších učebnic a skript při retrokatalogizaci), což je podle statistiky ÚVT téměř čtvrtina všech přístupů do databáze.

V procesu zpracování knižních přírůstků byla rutinně zavedena další operace, tj. zjištění, zda je titul v bázi České národní bibliografie a v kladném případě jeho import do naší databáze. Místo věcné a jmenné katalogizace se pak u těchto záznamů provádí časově méně náročná revize věcného a jmenného popisu. Úspora času a zrychlení procesu zpracování je evidentní (odhadem nejméně o polovinu).

Nevýhody jsou spojené s bází České národní bibliografie (některé záznamy v ní chybějí nebo záznamy obsahují chyby, které nevyplývají jen ze starších katalogizačních pravidel) popř. s konverzí. Ústav výpočetní techniky UK přislíbil dodržovat pravidelnost aktualizací a provedení nové konverze databáze ČNB přímo do T-series v. 300 (dosud byla k dispozici ČNB v T-series v. 290 následně překonvertovaná do v. 300).

Při zavedení tohoto způsobu bylo však také nutno překonat zažité stereotypy v práci knihovnic (většinou to přívítaly a považují to za největší úspěch v práci knihovny v loňském roce, jedna však to považovala za zdržování, zdůrazňovala větší pracnost a chybovost, než kdyby si záznam zpracovala celý sama). Můj názor je ten, že chyby dělá každý, jde o to, aby správné byly zejména selekční údaje. Při množství knih, které musíme zpracovat, považuji za přijatelnější zkatalogizovat mnoho svazků s kvalitou řekněmě 95 % než málo svazků se 100 % (či spíše 99 % - každý dělá chyby) kvalitou.

Použitím převzatých záznamů se odstraní duplicitní katalogizování týchž děl ve více knihovnách, zefektivní a urychlí se proces zpracování knihovních fondů, urychlí se zpřístupnění nových přírůstků uživatelům knihovny.