Povinné deponáty majú pre uchovávanie a sprístupňovanie dokumentárneho dedičstva národa zásadný význam. Vydavateľstvá a knižnice úzko spolupracujú s cieľom zabezpečiť celosvetový úspech zavedenia povinných deponátov, bez ohľadu na formát alebo technológie.

Východiská

V Smernici UNESCO pre legislatívu povinných deponátov je povinný deponát definovaný ako „zákonná povinnosť, na základe ktorej musia všetky komerčné alebo verejné organizácie, prípadne osoby produkujúce akýkoľvek typ dokumentácie vo viacerých výtlačkoch odovzdať jednu alebo viacero kópií do fondov príslušnej národnej inštitúcie“.

Zásady o povinných deponátoch sú v mnohých krajinách vymedzené právnymi predpismi, no môžu sa uplatňovať aj na báze dobrovoľnosti. Silný a efektívny systém povinných deponátov by mal existovať vo všetkých krajinách. Takýto systém bude najúčinnejší vtedy, keď bude fungovať úzka spolupráca medzi stanovenými národnými správcami povinných deponátov (spravidla knižnice) a subjektmi zodpovednými za poskytovanie výtlačkov (väčšinou vydavateľstvá alebo autori).

Výhody povinných deponátov

• Odovzdávanie povinných výtlačkov všetkých publikácií vydaných v krajine v akejkoľvek forme do fondov národných správcov deponátov umožňuje vytvárať komplexnú zbierku dokumentárneho dedičstva národa.
• Povinné deponáty umožňujú komplexnú, štandardizovanú katalogizáciu a spracovanie záznamov publikácií v prospech knižníc, vydavateľstiev, kníhkupcov, vedeckých pracovníkov i širokej verejnosti; na základe toho môže správca deponátov slúžiť ako národné referenčné a informačné centrum pre vzdelávanie a výskum týkajúci sa všetkých aspektov dokumentárneho dedičstva príslušného národa.
• Princípy povinného deponátu podporujú uchovávanie dokumentárneho dedičstva národa a prispievajú k jeho dlhodobému pretrvaniu.
• A napokon, povinné deponáty sú základom slobodného prístupu k informáciám a fungovania zrelej a informovanej občianskej spoločnosti.

Dôležité informácie o povinných deponátoch

• Požadovaný počet výtlačkov by mal by obmedzený na minimum s cieľom zabezpeči ich primeranú technologickú dostupnosť a dlhodobé uchovávanie pre budúcnosť. Systém povinných deponátov by sa nemal využívať ako mechanizmus na poskytovanie bezplatných publikácií pre knižnice v príslušnej krajine.
• Náklady na doručenie výtlačkov a výrobné náklady by mal hradiť poskytovateľ deponátu. V prípade digitálnych publikácií zahŕňajú aj príslušný softvér alebo iné technické prostriedky potrebné na prístup k publikácii. Deponovanie digitálnych publikácií si môže vyžadovať špeciálne riešenia a praktické opatrenia.
• Odovzdanie povinných deponátov by sa malo uskutočni čo najskôr po vydaní publikácie.
• Správca povinných deponátov by mal zaručiť, že o dodané materiály sa bude starať zodpovedne.
• Správca povinných deponátov by mal zabezpečiť zachovanie uloženého materiálu, ktoré zahŕňa kopírovanie alebo prepis materiálov chránených autorským právom v miere nevyhnutnej pre ich uchovanie. Deponáty by sa mali sprístupňovať takým spôsobom, aby neboli ohrozené záujmy vlastníka autorských práv.
• Zásady o povinných deponátoch sú všeobecne stanovené vo vnútroštátnych právnych predpisoch, ktoré sa v jednotlivých krajinách líšia. Dosiahnutie určitej jednotnosti (napr. v požadovanom počte exemplárov povinných deponátov) však nemusí by možné ani žiaduce. Vo svete, kde informácie nepoznajú hranice, je dôležité, aby depozitné knižnice mohli sprístupňovať povinné deponáty rovnakým spôsobom, ako sprístupňujú iné zbierky. Na vydavateľov by nemali klás neprimerané nároky, aby boli schopní splniť zákonné požiadavky týkajúce sa povinných deponátov bez zbytočných komplikácií a nákladov.

Obsah vytvorený používateľmi

Elektronické publikácie sú významnou a neoddeliteľnou súčasťou dokumentárneho dedičstva národa, a preto musia by zahrnuté v legislatíve o povinných deponátoch vrátane obsahu vytváraného a zdieľaného používateľmi internetu. Digitálne technológie ponúkajú spôsoby, ako zjednoduši systém povinných deponátov prostredníctvom rýchleho prenosu dát a ako uľahči komplexné úlohy katalogizácie, 2 indexovania a tvorby záznamov, ako aj riadenia a sprístupňovania deponátov. Keďže internet poskytuje všetkým používateľom čoraz viac možností na online publikovanie, komplexné spracovanie takýchto obsahov nebude možné; namiesto toho reprezentatívny výber by túto požiadavku splnil. V súvislosti s digitálnymi technológiami sa zároveň vynárajú obavy z neautorizovaných zásahov, kopírovania a neoprávneného šírenia deponátov. Vydavatelia a knihovníci musia úzko spolupracovať pri zabezpečovaní oprávnených potrieb používateľov i držiteľov autorských práv v dynamicky sa vyvíjajúcom prostredí publikovania.