Představení projektu Benchmarking knihoven

Již několik let nabízí projekt Benchmarking knihoven možnost využít jednu ze zajímavých a bezplatných metod měření kvality služeb a výkonu knihoven v českém prostředí. Pomocí tohoto nástroje lze hodnotit kvalitu knihovny a jejích služeb ve srovnání s ostatními institucemi. Metoda benchmarkingu je již od 80. let 20. století doménou především marketingového výzkumu, odkud je také převzata její podstata: cílem je měření a analýza procesů a výkonů organizace prostřednictvím systematického porovnávání s výkonem ostatních srovnatelných subjektů [CzechInvest, 2006].

Aplikaci metody do prostředí českých knihoven zajistila pracovní skupina Národní knihovny České republiky pod vedení PhDr. Víta Richtera. Práce na projektu byla zahájena v roce 2005 na základě inspirace německým projektem BIX-Bibliotheksindex. Samotná analýza je prováděno od roku 2006, od kdy je též budována datová řada. Do databáze jsou každoročně doplňována nová data, což umožňuje sledovat vývojové trendy v jednotlivých knihovnách. Počet zapojených institucí rok od roku vzrůstá (viz graf níže).

Vývoj počtu knihoven zapojených do projektu "Benchmarking knihoven"

Od roku 2010 je účast v projektu Benchmarking knihoven jednou z nezbytných podmínek pro přihlášení instituce do soutěže Městská knihovna roku, což se stalo také hlavním důvodem pro přihlášení některých knihoven.

Pro koho je projekt určen?

Do projektu se může zapojit každá knihovna zřizovaná obcí či krajem a knihovny z oblasti zdravotnictví. Projektu se mohou účastnit knihovny libovolné velikosti. Klasifikovány jsou do následujících 7 skupin podle počtu obyvatel v daném místě, respektive podle rozsahu obsluhované populace:

Klasifikace knihoven do sedmi skupin

Toto rozdělení je důležité zejména při interpretaci výsledků, protože je při porovnávání vždy jeden sloupec věnován průměrné hodnotě, která je vypočtena právě z obsahu dané kategorie. Tato hodnota může být matoucí, jelikož počet knihoven v jednotlivých skupinách není tak vysoký, aby nedocházelo ke statisticky významnému zkreslení. Situaci komplikuje tato klasifikace ještě velkoměstským knihovnám, které se do této hierarchie obtížně zařazují.

Princip fungování projektu

Jednotlivé knihovny se vzájemně porovnávají ve třech základních oblastech:

• podmínky pro činnost knihovny
• hodnocení internetových služeb
• financování, výdaje, efektivita

Za účelem tohoto porovnání vyplňují zástupci knihoven online formulář, který je dostupný přímo na webových stránkách Národní knihovny ČR. Formulář obsahuje celkem padesát otázek a jednu s možností vlastních doplňujících poznámek. Více než polovina údajů je obsažená ve statistickém výkazu KULT.

Doručená data kontrolují členové projektového týmu a poté jsou poslána k úpravě, či přidána do databáze spravované externí agenturou NIPOS. Přístup do databáze mají pouze registrované knihovny. Uživatel může s výsledky pracovat dvěma způsoby. První modul je zaměřený na sledování trendů, které s postupem času probíhají v rámci jedné instituce. Opakovanou účastí knihovny vzniká řada údajů, která umožňuje sledovat postupný vývoj v jednotlivých oblastech. Druhá funkce je zaměřena na vzájemné srovnávání jednotlivých knihoven ve všech parametrech. Výstupy z analýzy dat je možné exportovat do formátu .xls. Přihlášením do projektu dovoluje automaticky každá knihovna ostatním nahlížet na své vlastní výsledky. Informace o jednotlivých knihovnách z této databáze mohou být poskytnuty třetí straně pouze se souhlasem knihovny, které se týkají.

Zkušenosti zúčastněných knihoven

Zkušenosti knihoven zapojených do projektu byly zjišťovány prostřednictvím ankety realizované v průběhu ledna 2011, která navázala na podzimní sérii informativních seminářů. Zveřejněné výstupy mají pouze informativní charakter, jelikož zkoumaný vzorek nesplňuje kritéria reprezentativnosti.

Prvotními zdroji informací, na základě kterých se oslovené knihovny o projektu dozvěděly, jsou výše zmíněné semináře, které pořádá Národní knihovna ČR na různých místech republiky. Knihovny se rozhodly zapojit do projektu především s těmito cíli:

1. porovnat výkony vlastní knihovny s ostatními a využít zjištěné skutečnosti ke zlepšení stávajícího stavu
2. shromáždit zajímavé informace a případně se inspirovat praxí z dalších institucí
3. získat podklady pro jednání se zřizovatelem

V čem spatřují účastníci ankety největší přínosy projektu pro své knihovny?

• ve využití výsledků pro zkvalitnění služeb a rozvoj činnosti
• v možnosti měřit své výkony s ostatními
• ve schopnosti odolávat ekonomickému tlaku ze stran zřizovatele
• v odhalení nedostatků a rezerv, ale na druhou stranou je pro ně také určitou formou ocenění za kvalitně odváděnou práci

Projekt pomohl knihovnám také při řešení praktických záležitostí, jako např. :

• při vyjednávání o počtu zaměstnanců se zřizovatelem
• silný argument pro rozšíření prostor knihovny
• ve využití poznatků při zpracování koncepcí, hodnocení a výročních zpráv
• během hlasování o zachování činnosti poboček

O výstupy se nejvíce zajímá vedení a sami zaměstnanci knihoven. V určitých institucích pak ještě zřizovatelé – některé knihovny by naopak větší zájem ze strany zřizovatelů uvítaly. Jako problematickou oblast shledávají některé instituce spolehlivost výstupů odvozených z vykázaných statistických údajů. Také výklad některých ukazatelů může být nejednoznačný – např. plocha knihovny pro uživatele či celkové výdaje zřizovatele. Co vše započítat? Za účelem minimalizace této chybovosti kontrolují organizátoři odevzdané formuláře a zpětně kontaktují instituce, aby informace před uložením do databáze ověřili.

S formou zpracování výsledků jsou uživatelé spokojeni, přestože byla při průzkumu zmíněna i delší doba zpracování výsledků. Za částečně diskutabilní považují účastníci pouze metodu „známkování“ (získané parametry lze pro porovnání institucí převést na škálu 1 – 5 ve smyslu školní stupnice). Jako jeden z podnětů se objevil též návrh na zavedení koeficientu, který by zahrnoval určité sociodemografické ukazatele (např. vzdělanostní strukturu daného regionu), které mohou mít dopad na výsledky, ale samy knihovny je nemohou ovlivnit. Práce s výstupy z databáze osloveným knihovnám vyhovuje.

Všichni respondenti hodnotí projekt jako přínosný a jeho fungování vítají, přestože některé oslovené knihovny využívají i další nástroje měření a hodnocení jako např.: standardy VKIS, statistiky, ankety, dotazníková šetření či podněty získané prostřednictvím formulářů pro zpětnou vazbu a dotazy (např. ze služby typu Napište nám typu, soutěž Kamarádka knihovna, atd.).