The Library of Congress (LC) serves as the official library of the United States Congress. Technically, it is not a national library since it has no formal relationship with other U.S. libraries. Functionally, however, it is a leader for U.S. and world libraries, including the creation of catalog records and the promulgation of cataloging standards.

In this role, the library has been involved in developing many different products and activities that have been adopted for use by libraries in the U.S. and abroad. These have included catalog cards, the U.S. Cataloging-in-Publication (CIP) program, the Library of Congress Classification System, Library of Congress Subject Headings, and the development of metadata communication standards such as MARC, METS, MODS, and EAD.

In its role insuring quality control of bibliographic data, the Library of Congress maintains the National Authority File (NAF), including name, series, and subject authority records. Since the 1990’s, other libraries have contributed authority records to this database, although LC retains control of the NAF through approval of authority record proposals and coordinating the training of authority record contributors. Some of the latter role has been shifted in recent years to the Program for Cooperative Cataloging.

On April 21, 2006, an announcement from LC described the decision to suspend the creation of series authority records on May 1. Nearly all series were to be described as “untraced.” Nevertheless, LC would continue to provide training in the creation of series authority records. Members of the library community expressed concern about this decision, pointing out that there had been no consultation or discussion with librarians outside of LC. No studies were cited that evaluated the potential impact of the decision. Some integrated library systems will search untraced series, others will not

The reaction in the library community to these developments was swift and furious. A petition circulated on the web that was signed by many notable librarians. The Library of Congress Professional Guild, the union local representing LC’s workers, passed a resolution asking the library’s administration to reconsider the decision. Thomas Mann, LC reference librarian and noted speaker on library research methodology, also added his voice to the criticism over the series decision. The American Library Association division’s Association for Library Collections and Technical Services criticized the decision as well. Only the Program for Cooperative Cataloging response was less critical, asserting that LC had the right to make such decisions independent of the library community.

LC’s response to the criticism was to repeat its reasons for making the decision in the first place. Claiming that these were primarily economic and that there were insufficient funds to continue the same level of services as in the past, it pointed out the need to redirect funds to digital projects. Refusing to reverse its decision, it did delay implementation of the changes until June 1, 2006.

OCLC’s response was to no longer treat LC’s records as uneditable by member libraries. All libraries can now edit series fields for quality control. The untraced series field in LC records will not overlay series tracings in OCLC records when LC does copy cataloging.

At Oregon State University, we wanted to see what the impact of the series decision was on our own catalog. Since August, 2006, OSU has been trying to answer the following questions:

• How many untraced series are being added to the OSU catalog?
• What is the source of cataloging of these untraced series?
• Is the form of the series title in 490 0b different from the form in the series authority record?
• Do series authority records exist for these untraced series?

I have been running reports monthly from our Innovative Interfaces integrated library system, which allows queries by MARC field. I search for all records entered within the past month which have an untraced series field (MARC 490 with first indicator 0). All such series titles are then searched in the NAF.

For June to August, 2006, I had the system review 10,940 records. Of these, 179 had at least one untraced series heading. Twenty-one percent of the 179 (i.e., 37 records) required the addition of a traced series that differed from the untraced form. I found similarly small numbers of records in subsequent months that required the addition of authorized series tracings. It takes one person approximately one to one-and-a-half hours to complete analysis and revision of records each month.

Interestingly, most of the records needing revision are from either government documents or retrospective conversion of serials! Very few are records from the Library of Congress.

One reason for the small numbers may be that other libraries are editing LC records in OCLC to provide traced series and adding series authority records to the NAF before OSU catalogs current titles. We could expect more untraced series in the future if other libraries are not able to keep up with revisions and series authority record creation.

In sum, the impact on our library has been small so far with few new series being acquired and relatively few records requiring revision of series headings. Over time, one would expect the numbers to increase. Counteracting this trend is that many libraries are changing CIP and other records as they become available in OCLC, performing the cataloging tasks that LC had done in the past.

Perhaps more significant of this entire story is the change in LC’s role in the U.S. and international library community. LC continues to be a significant player but a shift has occurred in responsibility from LC to other US and international libraries. There is concern over whether other libraries will follow LC’s path or if they will work to counteract the impact of its decisions. It would appear the LC is reducing its role as metadata creator while continuing to encourage cooperative efforts of others in the library community. LC will continue also to channel funds and effort into digital projects.

One can discern two opposing forces in the future of cooperative cataloging. On the one hand there is the cataloging community which is seeking to continue the traditional role of catalogs and cataloging. It is making an effort to incorporate new modes of metadata creation and management in the digital world. On the other hand there are library administrators who seek cost savings as the digital world escalates. They tend to view traditional – and possibly all – metadata creation as a too-costly activity and look to business models such as Google and Amazon for answers.

Non-U.S. libraries are affected by LC’s decisions as well since LC records are used around the world. For example, the National Library of the Czech Republic uses OCLC and collects U.S. imprints and likely uses LC cataloging records. It then makes LC cataloging available to Czech libraries for their own catalogs. The future National Technical Library will also use LC records. The impact of LC’s series decision will be felt around the world and only time will tell how significant that will be.

Pracovní překlad (working translation):

Kongresová knihovna slouží jako oficiální knihovna Kongresu Spojených států amerických. Z formálního hlediska se nejedná o národní knihovnu, protože nemá ustanoveny žádné oficiální vztahy s dalšími americkými knihovnami. Z funkčního hlediska se však jedná o vůdčí knihovnu mezi americkými a světovými knihovnami, a to včetně oblasti vytváření katalogizačních záznamů a vyhlašování katalogizačních standardů.

V této roli je Kongresová knihovna zapojena do rozvoje mnoha různých produktů a aktivit, které jsou využívány řadou dalších amerických i zahraničních knihoven. Zahrnují např. katalogizační lístky, americký program katalogizace v knize (CIP), Třídění Kongresové knihovny, Předmětová hesla Kongresové knihovny a vývoj metadatových komunikačních standardů (např. MARC, METS, MODS a EAD).

Jako garant kvality bibliografických dat udržuje Kongresová knihovna soubor národních autorit, který zahrnuje záznamy jmenných autorit, autorit (unifikovaných názvů) pro edice a záznamy věcných autorit. Od 90. let 20. století další knihovny přispívají autoritními záznamy do této databáze, přičemž Kongresová knihovna dohlíží na kvalitu souboru národních autorit (schvaluje návrhy autoritních záznamů a koordinuje školení přispěvatelů – tvůrců autoritních záznamů). Část z této druhé oblasti činnosti byla v posledních letech přesunuta do kompetence Programu pro kooperativní katalogizaci.

21. dubna 2006 Kongresová knihovna vydala prohlášení, v němž bylo obsaženo rozhodnutí od 1. května dále netvořit záznamy autorit pro edice. Téměř všechny edice tak měly být popisovány jako tzv. untraced, tj. neodkazované. Kongresová knihovna nicméně nadále poskytovala školení tvorby autoritních záznamů pro edice. Příslušníci knihovnické komunity vyjádřili obavy týkající se uvedeného rozhodnutí a zdůraznili, že neproběhly žádné konzultace či diskuse s knihovníky mimo Kongresovou knihovnu. Nebyly ani citovány žádné studie, které by hodnotily potenciální dopad rozhodnutí. Některé integrované knihovní systémy tak budou vyhledávat neodkazované edice, jiné nikoliv.

Reakce knihovnické komunity na tento vývoj byla rychlá a urputná. Na webu byla v oběhu petice, která byla podepsána řadou význačných knihovníků. Profesní cech Kongresové knihovny, tj. odbory reprezentující zaměstnance Kongresové knihovny, připravil rezoluci, v níž vedení knihovny žádal o přehodnocení rozhodnutí. Thomas Mann, referenční knihovník Kongresové knihovny a významný řečník v oblasti metodologie výzkumu v knihovnictví, se rovněž přidal ke kritikům rozhodnutí. Sdružení pro knihovní sbírky a Technické služby, tj. sekce Americké knihovnické asociace, rovněž kritizovalo rozhodnutí. Pouze reakce Programu pro kooperativní katalogizaci byla méně kritická – bylo v ní řečeno, že Kongresová knihovna má právo činit rozhodnutí tohoto typu nezávisle na knihovnické komunitě.

Kongresová knihovna na kritiku v prvé řadě reagovala zopakováním příčin, které ji vedly k rozhodnutí. Tyto příčiny byly především ekonomické, nebyly k dispozici dostatečné finance na poskytování stejné úrovně služeb jako v minulosti. Zdůraznila potřebu přesunout finance do oblasti digitálních projektů. Na svém rozhodnutí trvala, avšak posunula jeho implementaci na 1. června 2006.

OCLC na rozhodnutí reagovalo tak, že nadále se záznamy Kongresové knihovny nepracovalo jako se záznamy, které ostatní členské knihovny nemohou editovat. Všechny knihovny nyní mohou editovat pole obsahující edice, aby byla zajištěna kvalita záznamů. Pole s neodkazovanými edicemi v záznamech Kongresové knihovny nepřekryje odkazy na edice v záznamech OCLC v případě, že Kongresová knihovna provádí tzv. copy cataloging, tj. stahuje záznam.

Na Oregonské státní univerzitě jsme chtěli zjistit, jaký dopad mělo rozhodnutí v našem vlastním katalogu. Od srpna 2006 jsme se snažili získat odpovědi na následující otázky:

• Kolik neodkazovaných edic je přidáváno do katalogu Oregonské státní univerzity?
• Jaký je zdroj katalogizace pro tyto neodkazované edice?
• Je forma názvu edice v poli 490 0b různá od formy v autoritním záznamu pro edici?
• Existují autoritní záznamy pro edice pro tyto neodkazované edice?

Každý měsíc jsem si nechal vytvářet zprávy z našeho integrovaného knihovního systému (Innovative Interfaces), který umožňuje dotazování prostřednictvím polí MARC. Vyhledal jsem si všechny záznamy vložené v průběhu minulého měsíce, které mají pole s neodkazovanou edicí (pole 490 ve formátu MARC s prvním indikátorem 0). Všechny názvy takových edic byly pak vyhledávány v souboru národních autorit.

Za období od června do srpna 2006 bylo do systému vloženo 10 940 záznamů. Z nich 179 mělo alespoň jedno záhlaví pro neodkazovanou edici. 21 % z těchto 179 (tj. 37 záznamů) vyžadovalo přidání odkazované edice, která se lišila od neodkazované podoby. V dalších měsících jsem identifikoval podobně nízký počet záznamů, které vyžadovaly přidání odkazovaných edic. Kompletní analýza a revize záznamů vyžaduje měsíčně přibližně hodinu až hodinu a půl práce jedné osoby.

Zajímavý je fakt, že většina záznamů, která potřebovala revizi, se týkala vládních dokumentů nebo retrospektivní konverze seriálů. Velmi málo záznamů bylo z Kongresové knihovny.

Jedním z důvodů tohoto nízkého počtu může být skutečnost, že ostatní knihovny, která editují záznamy Kongresové knihovny v OCLC, poskytují odkazované edice a přidávají autoritní záznamy edic do souboru národních autorit předtím, než Oregonská státní univerzita aktuální tituly katalogizuje. V budoucnu můžeme očekávat více neodkazovaných edic, pokud ostatní knihovny nebudou schopny držet krok s revizemi a tvorbou autoritních záznamů pro edice.

Shrňme, že dopad na naši knihovnu byl doposud malý – byl získán pouze nízký počet nových edic a relativně málo záznamů vyžadovalo revizi záhlaví pro edice. V průběhu času lze v této oblasti očekávat nárůst. Proti tomuto trendu působí skutečnost, že řada knihoven mění CIP a další záznamy v okamžiku, kdy se objeví v OCLC, takže vykonávají činnosti, které v minulosti prováděla Kongresová knihovna.

Možná ještě důležitější z tohoto celého příběhu je změna role Kongresové knihovny v americké a zahraniční knihovnické komunitě. Kongresová knihovna je stále výrazným hráčem, nicméně došlo k posunu v odpovědnosti Kongresové knihovny vůči dalším americkým a zahraničním knihovnám. Panuje obava, zda ostatní knihovny budou následovat cestu Kongresové knihovny nebo zda se svou prací budou snažit zvrátit dopad jejích rozhodnutí. Zdálo by se, že Kongresová knihovna redukuje svou roli tvůrce metadat, zatímco se snaží o povzbuzování spolupráce ostatních v knihovnické komunitě. Kongresová knihovna bude také pokračovat ve směrování financí a úsilí do oblasti digitalizačních projektů.

V budoucnu kooperativní katalogizace lze rozlišit dvě síly působící proti sobě. Na jedné straně existuje katalogizační komunita, která se snaží pokračovat v tradiční roli katalogů a katalogizace. Snaží se zahrnout nové způsoby tvorby a řízení metadat v digitálním světě. Na druhé straně se vedoucí představitelé knihoven v souvislosti s rozšiřováním digitálního světa snaží šetřit finanční prostředky. Mají tendenci vnímat tradiční (a možná jakoukoliv) tvorbu metadat jako příliš nákladnou činnost a hledají odpověď v obchodních modelech společností Google či Amazon.

Rozhodnutí Kongresové knihovny měla vliv také na neamerické knihovny, protože záznamy Kongresové knihovny jsou využívány na celém světě. Například Národní knihovna České republiky využívá OCLC, sbírá americké tisky a pravděpodobně využívá záznamy Kongresové knihovny. Tím zpřístupňuje výsledky katalogizace Kongresové knihovny českým knihovnám, které je mohou zahrnout do svých katalogů. Budoucí Národní technická knihovna bude také využívat záznamy Kongresové knihovny. Dopad rozhodnutí Kongresové knihovny týkající se edic pocítí knihovny na celém světě a jenom čas ukáže, jak výrazný tento dopad bude.

Pracovní překlad připravila Linda Skolková (working translation has been prepared by Linda Skolková).

Autorky fotografií: Linda Skolková a Petra Večeřová.
Photographs by Linda Skolková and Petra Večeřová.