První část letošního Infora, které se bylo možné zúčastnit, představoval workshop pod vedením George Machovce ze Spojených států amerických, který má k tématu praktického hodnocení a výběru elektronických informačních zdrojů (dále jen EIZ) nepochybně co říci. Hovořit totiž může jako zástupce ředitele Colorado Alliance of Research Libraries, přičemž s touto organizací je spojený více než 25 let. Jedná se o konsorcium 13 knihoven, z toho 12 akademických a jedné veřejné. Význam má ale i jeho druhá profese, v rámci které působí jako hlavní editor The Charleston Advisor (TCA), recenzovaného časopisu zaměřeného na analýzu a hodnocení elektronických zdrojů a služeb pro knihovny (jedno z čísel tohoto časopisu si mohli účastníci prohlédnout).

Po klasickém představení všech účastníků jsme se dostali k přednášce, která byla prokládána prostory pro diskuzi a reakce, které se ovšem příliš nerozvíjely. Přednášející byl ale i přesto ochoten věnovat dotazům čas, protože jak sám zdůraznil, situace v České republice může být (a také je) odlišná od té popisované v USA.

Jak se dá předpokládat, vše stojí na penězích. V této souvislosti je vhodné zmínit, že více než 60 % rozpočtu amerických knihoven je vynaloženo na nákup EIZ. Přitom je nezbytné, aby se knihovny rozhodovaly mezi mnoha nabídkami. Klíčový je samozřejmě obsah databází, ale mezi kritéria hodnocení patří i další faktory. Jako například:

• Vyhledatelnost (uživatelské rozhraní): K tomu patří i možnost sdílení dat a propojení (to např. EBSCO a ProQuest samy neumožňují), ale nejen co se týče různých databází, ale např. i prostřednictvím Facebooku či s využitím hardwaru (např. výrobky Apple).
• Financování: S tím jsou spojeny otázky typu: Jsou umožněny konsorciální licence? Jsou dostupné statistiky?
• Nastavení a omezení kontraktu: Smlouva může narazit např. na zákonem daná práva a povinnosti, může se jednat o časově omezený kontrakt bez možnosti archivace atp. Zdroje by měly být proto hodnoceny i na základě flexibility a možností upravení na základě individuálních podmínek instituce.

Pro výše uvedené hodnocení je vhodné použít zkušební verze, ale jen v případě, že se jedná o zcela novou kategorii produktů – jinak je to zbytečné. Principy totiž bývají stejné a víc se na zkoušku často nepozná.

Pro samotné hodnocení lze použít různé nástroje a techniky. Je možné ptát se kolegů, je možné využít zpětné vazby (formální i neformální) na zkušební verzi, lze kupříkladu srovnat obsah a rozhraní s jinými produkty stejné kategorie nebo je možné vycházet z publikování formálních hodnocení expertů.

Náplň druhé části workshopu tvořily role a dopad konsorcií na situaci při nákupu EIZ. Situace v ČR je v tomto velmi odlišná od té americké – v České republice vznikají účelová „papírová“ konsorcia, jejichž cílem je získat peníze od ministerstev. Oproti tomu v USA se ustavují pevnější spojení institucí, které se sdružují na základě společného tématu nebo geografické blízkosti.

Z hlediska EIZ konsorcia vznikají, aby byly ušetřeny peníze – třeba nákupem konsorciální licence. Nejde jen o podílení se na nákladech, ale i o sílu při vyjednávání. Problém je, pokud se situace změní – jak například řešit, pokud si po snížení rozpočtu některé knihovny nemohou dále dovolit platit podíl na licenci? Tato a mnoho dalších otázek musí být vyřešeny ještě před zakoupením licence. Za zmínku stojí také ochrana soukromí uživatelů, přístup k použitelným statistikám, flexibilní platby pro zacílení na úzká témata (např. některé zdroje potřebuje jen velmi malý ústav v celém kampusu – proč tedy platit přístup pro všechny), poplatky za nedostupnost, možnosti archivace a řada dalších.

Problémem konsorcií je velikost a malá flexibilita, které mohou způsobit, že konsorciální licence jsou méně výhodné než individuální pro jednu instituci. Cílem je vždycky ušetřit co nejvíce peněz co nejvíce institucím, což může pro specializované či menší instituce být nevýhodné (ovšem jindy tomu může být naopak). Prodejci databází těmto nabídkám vycházejí vstříc, protože vědí, že knihovnám se snižují rozpočty, takže je pro ně výhodnější sdružovat se do konzorcií a mít tak výrazně lepší přístup k více zdrojům za stejnou cenu. Není to sice úplně fér pro velké instituce, které platí za to stejné mnohem víc než malá organizace, ale je to skupinové rozhodnutí.

Existují také zdroje, ze kterých lze vycházet před rozhodnutím ohledně licencí. Zmíněny byly: ICOLC Guidelines for licensing, statistics, privacy, Yale's Liblicense a Sherpa/RoMEO.

Po krátké přestávce následovalo další zajímavé téma, nesoucí název Evaluační nástroje, srovnání obsahu a ERM systémy. I k tomuto byly představeny některé informační zdroje, mezi které byly zařazeny: Choice Reviews Online, Information Today a Information Today/Europe. Mnohem více prostoru bylo věnováno zdroji, The Charleston Advisor, a to především proto, že je do jeho tvorby zapojený samotný vedoucí workshopu. Od zahájení činnosti The Charleston Advisor v polovině roku 1999 bylo recenzováno 750 EIZ, z nich některé opakovaně, protože se stále vyvíjí. Recenzovány byly také některé otevřené zdroje, jako např. Google Scholar.

Existují různé produkty, jejichž smyslem je srovnávání obsahu. Poměrně známý je Serials Solution (ProQuest), ale existují i další, jako například Gold Rush Content Comparison. Ten shromažďuje materiály od vydavatelů, agregátorů a služeb, které provádí indexování či abstrahování a srovnání provádí na základě ISSN/eISSN. Tyto nástroje moc nepomohou po obsahové stránce, ale mohou pomoci při rozhodování, u které z databází lze zrušit licenci, protože obsahuje materiály zahrnuté jinde. V rámci dotazů z publika byly srovnávány databáze Science Direct (Elsevier) a Academic Search Complete (EBSCO) a bylo zjištěno, že  se duplikují jen ve 30 případech oproti tisícům individuálních záznamů. Druhá zkouška byla zadána na porovnání SCOPUS a Web of Knowledge, ale kvůli interní chybě serveru se nezdařila.

Pro lepší orientaci při spravování velkého množství EIZ slouží ERMS, neboli Electronic Resource Management Systems. Tyto systémy umožňují snazší přístup k záznamům o platbách, statistikám, popisům, seznamům atd. Mezi příklady ERMS patří např. 360 Resource Manager (Serials Solutions), Verde (ExLibris), Gold Rush a další. Poslední zmíněný systém byl opět blíže ukázán jako příklad, co lze s takovým typem systému provádět a zjišťovat.

Dalším tématem workshopu byl „rychlý pohled na e-booky“. Pokrok pokračuje a knihovny nemohou tento typ zdrojů ignorovat – naopak by se jich měly rychle chopit, aby pak nemusely vývoj pracně dohánět. I zde existuje několik možností, jak se lze k e-bookům dostat: mohou být jednotlivě nakupovány, lze platit za užití (bez nákupu), zakoupit sbírku od vydavatele, lze zakoupit sbírku publikací (e-knih) nebo využít akvizice založené na patronovi. Poslední uvedená metoda je v současnosti velmi využívána americkými akademickými knihovnami. Funguje tak, že uživatelé, kteří o publikaci stojí, ji společně zaplatí. Díky tomu knihovny platí jen za to, co je využíváno. Problém totiž je, že při výzkumu v rámci Colorado Alliance of Research Libraries bylo zjištěno, že 39-59 % tištěných monografií ve zkoumaných institucích nebylo nikdy vypůjčeno. To může omezit právě zmíněny systém akvizice, který je umožněn většinou velkých agregátorů EIZ. K snížení plateb může pomoci opět sdružení institucí do konsorcií.

Závěrečná část byla věnována několika rychlým tipům pro knihovny:

• Knihovny by si měly všímat, že většina cen není pevně stanovena.
• Měly by být schopny odstoupit od nabídky, aby si vybudovaly silnou pozici (existuje konkurence, žádná služba není nepostradatelná).
• Před podpisem kontraktu musí být stanoveny všechny podmínky a platby.
• Když je dohoda založena na konsorciu, měl by být vyjasněn postup při změně situace, např. kvůli zhoršení ekonomických možností knihovny.
• Hádat se s prodejcem může pomoci, ale musí být zřejmé, kdy skončit.
• Ideální je vědět, co prodejce chce – zesiluje to pozici knihovny při vyjednávání.
• Zůstaňte chladní a profesionální a budete silnější!

Tyto tipy, o které se přednášející na základě svých bohatých zkušeností podělil, uzavřely celý workshop. Nejen díky těmto radám lze říci, že celý workshop byl velmi praktický a přínosný pro všechny, kteří toto téma řeší.

George Machovec a účastníci workshopu